Actualment vivim molt enfeinats i amb freqüència, les tasques pendents se'ns acumulen com les sabates a l'armari d'Imelda Marcos. Correus electrònics pendents de respondre, trucades per fer, tasques de casa, encàrrecs d'amics, activitats dels nostres estudis, assumptes de treball, etc. Per evitar això, cal organitzar-se, la qual cosa no sempre resulta tan fàcil com pot semblar ja que cada un de nosaltres desenvolupem activitats diferents, tenim interessos diferenciats i, per tant, les nostres tasques i prioritats també són unes altres. Però l'objectiu sempre ha de ser el mateix: no veure'ns obligats mai a dir "se m'ha oblidat fer tal cosa".
En base a aquesta necessitat d'organitzar les tasques, i ja amb la idea en ment de trobar un sistema que em permetés fer-ho de forma integrada en tots els meus dispositius poma, Vaig descobrir el que ha resultat ser gairebé una "filosofia" sobre, precisament, la gestió de tasques en tots els àmbits ja sigui la feina, estudis, llar o, en general, el nostre dia a dia.
No obstant això, el primer que hem de considerar, com ja he apuntat anteriorment, és la nostra necessitat; hi haurà persones que en tinguin prou amb una petita agenda de les de tota la vida, i altres que precisin d'un sistema integrat, amb capacitat de generar alertes o inserir tasques recurrents.
El mètode en qüestió es coneix per les sigles GTD que en la llengua de Shakespeare es refereixen a Getting Things Done (Alguna cosa així com "tenir les coses fetes"). Dissenyat per David Allen, es tracta d'un sistema de gestió de les nostres tasques diàries encaminat a aconseguir una eficaç organització dels nostres assumptes pendents de tal manera que res es quedi al tinter i que puguem optimitzar el nostre temps a el màxim. En paraules de l'autor mateix, "GTD es basa en el principi que per a ser creatius, Necessitem relaxar-nos, buidar la nostra ment i alliberar-la de recordar tots els temes que tenim pendents. Es tracta de tenir un sistema que ens ajuda aïllar les tasques i guardar-les en algun altre lloc fora de la nostra ment. "
El mètode es fonamenta en cinc fases. El secret rau en complir-rigorosament ia més, amb la major agilitat possible, no tractant de realitzar en una fase el que en realitat correspon a la següent. Aquestes fases són: recopilar, processar, organitzar, revisar i fer:
- RECOPILAR: És una cosa tan senzilla com anotar qualsevol idea, projecte, tasca, Etc que ens vingui a la ment i col·locar-lo en el nostre Safata d'entrada o safata d'entrada (ja sigui una aplicació informàtica determinada, una agenda tradicional o qualsevol mètode que millor s'adapti a les nostres necessitats). No és res més que això; anotada la tasca, idea, etc no cal fer res més. El secret: fer-ho tan aviat com aparegui, per la qual cosa, comptar amb una eina que també tingui presència en el nostre iPhone serà essencial per captar aquestes idees i tasques que sorgeixen sense previ avís. Així mateix, procurarem que aquesta carpeta sempre estigui buida passant a la següent fase.
- PROCESSAR. Seria una cosa tan senzilla com preguntar-nos si la tasca en qüestió necessita o no d'una acció. Si precisa d'una acció, la traslladem a la carpeta corresponent (veurem les carpetes en el següent apartat); si depèn de tercers, la deleguem; si no necessita cap acció la eliminem o arxivem. Tot això tenint en compte la «màxima dels 2 minuts«, És a dir, si una tasca la puc fer en uns pocs minuts, la porto a terme ja i no la pospongo: ¿quin sentit té gastar dos minuts planificant una tasca que puc fer en aquests dos minuts i donar-la per finalitzada ?.
- ORGANITZAR. Segons el mètode GTD, Vam dissenyar «carpetes» a on traslladarem cadascuna de les tasques prèviament anotades. Aquestes carpetes són: a) »AVUI»: tasques que necessàriament hem de realitzar hoy.b) »SEGÜENT O PRÒXIM»: tasques que realitzarem en els pròxims dies, però no hoy.c) »PROJECTE»: per a tasques que formen part de processos mayores.d) »a ESPERA»: tasques que per la seva realització depenen d'una altra persona o d'una situació determinada.e) »ALGUN DIA»: tasques que pretenem realitzar en un futur, però no sabem quan.
Afegirem a les tasques la informació que considerem oportuna, etiquetes, etc.
- REVISAR. És, al costat de la «regla dels dos minuts», l'aspecte més essencial de l'mètode; haurem fer-ho a l'mínim un cop per dia i decidir, segons les circumstàncies, quina tasca realitzar en primer lloc, eliminar / arxivar les tasques completades, etc.
-
FER. Aquesta fase precisa de poca explicació, és realitzar les tasques previstes, objectiu veritable i final de l'mètode GTD.
Hata ara hem tractat breument en què consisteix el mètode GTD de gestió eficaç de tasques. Ara veurem algunes de les aplicacions més populars i eficients per fer-ho, que podem trobar a la nostra App Store i, sobretot, que podem mantenir sincronitzades amb tots els nostres dispositius poma. Però abans, us deixo amb el screencast GTD FÀCIL, elaborat per Berto Pena, de l'equip de ThinkWasabi que, com ell mateix afirma, us servirà d'introducció a l'mètode i segur que desperta el vostre interès.
Què gestor de tasques hem d'escollir?
Una vegada que coneixem a grans trets el funcionament d'aquest sistema de gestió de tasques, Toca triar la aplicació que millor s'adapti a les nostres necessitats però, sobretot, que ens permeti una sincronització absoluta en tots els nostres dispositius poma de tal manera que, per exemple, quan agreguem una tasca des del nostre Iphone, Aparegui de forma automàtica en el nostre iPad, el nostre iPod Touch i, per descomptat, en el nostre Mac. Per desgràcia, provar diferents aplicacions fins a trobar la idònia per a nosaltres serà un pas obligatori. Recordeu que, triem l'aplicació que triem, aquesta ha de ajudar-nos de forma àgil i eficaç a registrar les nostres tasques, gestionar-les i dur-les a terme. Tot allò que ens freni en el procés resultarà d'el tot ineficaç.
En el nostre App Store podem trobar diferents aplicacions que poden ser-nos útils:
·Omnifocus: és potser l'aplicació més potent i completa, ideal per a usuaris que compten amb una gran càrrega de treball, projectes i fins i tot que gestionen equips de persones. El seu major handicap, el preu.
·Coses: compta amb una interfície molt agradable; dissenyada per seguir el mètode GTD de forma estricta.
·Wunderlist 2: és, després de Things, la meva preferida, a més de ser gratuïta. Pots adaptar-la a l'mètode GTD fàcilment i compta amb una perfecta sincronització entre tots els nostres dispositius Apple.
Aquestes són les aplicacions més completes i adaptades o adaptables a mètode GTD. Per descomptat que també podem emprar les aplicacions de notes y recordatoris, I fins i tot el propi Calendari, Tot depèn del nostre volum de tasques, necessitats i, per tant, de l'nivell d'adaptació que desitgem a l'mètode GTD.
Entre altres aplicacions que poden servir-nos per a la gestió de les nostres tasques també podem destacar Clear, Wiselist, Workflow, Producteev o Remember The Milk.
L'elecció, finalment, no pot ser més que la vostra