A l'hora de crear una nova empresa o ser autònom, hi ha dos aspectes que hem de tenir en compte. En primer lloc, hem de tenir clar si volem gestionar el nostre negoci a través d'un programari especial o si delegarem aquesta tasca en una gestoria.
El segon aspecte que hem de tenir en compte, si crearem una empresa, és si ens regirem amb el conveni col·lectiu del nostre sector o crear-ne un de nou en cas que ens agradi l'existeix a nivell provincial o nacional.
Si sabem que som capaços de gestionar el funcionament de la nostra empresa o negoci d'autònom (facturació, comptabilitat, magatzem, gestió de clients…) tenim a la nostra disposició un ampli ventall d'aplicacions, aplicacions que estan enllaçades entre si, facilitant la gestió de l'inventari, les comandes, la facturació, les nòmines, els clients…
Quines aplicacions necessites per gestionar un negoci
facturació
La facturació és lapartat més important de qualsevol negoci. Si no hi ha facturació, no hi ha ingressos. Si no hi ha ingressos, el negoci no és rendible.
Les aplicacions de facturació per a empreses i autònoms inclouen un control d'estoc, cosa que ens permet conèixer en tot moment, l'inventari que tenim disponible.
Si en lloc d'oferir productes, venem serveis (reparant electrodomèstics, per exemple), amb aquest tipus d'aplicacions de facturació també podem portar un registre complet de les hores de treball i els materials utilitzats.
Ens permet configurar alertes per quan l'estoc baixi d'un determinat número convidant-nos a fer una comanda al proveïdor habitual. A la fitxa de cada producte, es pot afegir tant el preu de cost com el preu venda al públic, amb el corresponent tipus d'IVA.
Les aplicacions d'aquest tipus de més completes ens permeten connectar l'aplicació amb el nostre banc per analitzar els ingressos que hem rebut amb les factures emeses. D'aquesta manera, podem gestionar els cobraments de manera pràcticament automàtica.
Dins l'apartat de facturació, l'aplicació ens permet gestionar els cobraments, les compres i, òbviament, les vendes. Aquesta aplicació és fonamental per a qualsevol tipus de negoci, ja que, si la cosa funciona, cada dia hauríem de fer-ne ús per generar ingressos.
Amb aquest tipus d'aplicacions, també podem conèixer d'una ullada, quines són els productes que més es venen, els que deixen un marge de negoci més gran, els més venuts en determinades èpoques de l'any…
Si, a més, es connecta amb les aplicacions de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint…) podem enviar els informes directament a Excel per aplicar filtres i analitzar les dades, compartir via correu electrònic sense necessitat de desar-los prèviament…
Aquesta integració també permet importar a l'aplicació tarifes de proveïdors o dades d'altres aplicacions per tenir-les sempre a mà a l'aplicació.
Comptabilitat
Juntament amb la facturació, la comptabilitat és una altra dels apartats més importants dins un negoci, ja que mostrarà si estem fent bé o malament les coses.
Encara que no tinguis coneixements de comptabilitat, aquest tipus d'aplicacions s'encarrega automàticament de generar els seients comptables, quan generem una factura, quan la cobrem, quan paguem factures de proveïdors…
Si tens coneixements de comptabilitat, sempre serà millor que si no en tens, ja que no et veuràs obligat a contractar un comptable o recórrer a una assessoria.
Les aplicacions per portar la comptabilitat d'autònoms i empreses ens permeten gestionar negocis basats en estimació directa y estimació indirecta.
A més, ens faciliten moltíssim la tasca de presentar els informes de liquidació d'IVA, el model IRPF, els llibres de comptes al Registre Mercantil, els comptes anuals…
Les llistes que ens permet crear l'aplicació es poden exportar en format Excel i PDF.
L'aplicació per gestionar la comptabilitat d'un negoci s'ha d'actualitzar periòdicament per incloure'ls canvis en matèria de legislació que s'afegeixi o es modifiqui.
Aquest tipus d´aplicacions ens permet controlar en tot moment els béns del nostre negoci, l´immobilitzat material, l´immobilitzat intangible, l´immobilitzat immaterial, l´immobilitzat financer… Algunes d´aquestes, ens permet incloure fotografies dels béns de l´empresa.
Un altre aspecte important que cal tenir en compte a l'hora d'escollir una aplicació que ens permeti gestionar la comptabilitat és que s'integri amb Office per compartir els informes creats, analitzar-los amb Excel…
nòmines
Les nòmines i les assegurances socials de la nostra empresa també podem gestionar-les amb aplicacions específiques que ens permetran estalviar les despeses mensuals d'una assessoria. Amb aquest tipus d'aplicacions podem ajustar l'import de les nòmines a un import net brut d'una manera molt senzilla.
Ens permeten gestionar la gestió de cobraments i jornades de treball per dies, setmanes o mesos, hores extres, establir els dies treballats en un calendari, una funció ideal per utilitzar empleats de forma discontínua.
Com ens permet gestionar les nòmines i les assegurances socials, amb aquest tipus d'aplicacions, també podem crear els contractes de treball i s'encarreguen de generar els fitxers de comunicació per tramitar-los des de la plataforma Contract@.
L'aplicació ens informarà de les dates de venciment dels contractes dels empleats, de les revisions mèdiques, dels permisos que ha gaudit, dels dies de vacances pendents…
També ens permet gestionar els parts d'altes i baixes a la seguretat social, modificacions en els contraris i les assegurances socials. Amb tan sols introduir la data de baixa a l'empresa i depenent el motiu de la baixa, es generarà automàticament la liquidació corresponent.
Igual que les aplicacions per gestionar tant la facturació com la comptabilitat, si l'aplicació de nòmines ofereix integració Office, millor ja que ens permet exportar llistats amb dades per analitzar-los amb Excel o compartir informes directament per correu electrònic.
Més aspectes a tenir en compte
Abans de decidir-nos per una aplicació o una altra, hem de tenir en compte la assistència tècnica que ens ofereixi l'empresa, les actualitzacions de les aplicacions i des que dispositius podem accedir a la informació daquestes aplicacions.
Accedir via web des de qualsevol dispositiu a l'aplicació de facturació o comptabilitat de la nostra empresa és un punt molt a tenir en compte, especialment entre autònoms que sempre són aquí per allà.
El millor que podem fer abans de decidir-nos per un conjunt d'aplicacions o un altre és provar-los. El que no podeu fer és triar una aplicació de facturació d'una empresa i que la de comptabilitat sigui d'una altra, ja que no podreu traspassar les dades de forma automàtica.