Αυτήν τη στιγμή ζούμε πολύ απασχολημένοι και συχνά, εκκρεμείς εργασίες συσσωρεύονται όπως τα παπούτσια στην ντουλάπα του Imelda Marcos. Εκκρεμεί email για απάντηση, κλήσεις που πρέπει να γίνουν, οικιακές εργασίες, παραγγελίες από φίλους, δραστηριότητες των σπουδών μας, εργασιακά θέματα κ.λπ. Για να το αποφύγετε αυτό, είναι απαραίτητο να οργανώσετε, κάτι που δεν είναι πάντα τόσο εύκολο όσο φαίνεται, γιατί ο καθένας από εμάς αναπτύσσει διαφορετικές δραστηριότητες, έχουμε διαφορετικά ενδιαφέροντα και, επομένως, τα καθήκοντα και οι προτεραιότητές μας είναι επίσης διαφορετικές. Αλλά ο στόχος πρέπει πάντα να είναι ο ίδιος: ποτέ να μην υποχρεωθείτε να πείτε «ξέχασα να κάνω κάτι τέτοιο».
Με βάση αυτήν την ανάγκη οργάνωσης εργασιών και έχοντας κατά νου την ιδέα να βρω ένα σύστημα που θα μου επέτρεπε να το κάνω με ολοκληρωμένο τρόπο σε όλες τις συσκευές μου Apple, Ανακάλυψα τι έχει αποδειχθεί σχεδόν μια "φιλοσοφία" σχετικά με, ακριβώς, τη διαχείριση των καθηκόντων σε όλους τους τομείς, είτε πρόκειται για εργασία, μελέτες, για το σπίτι ή, γενικά, για την καθημερινή μας μέρα.
Ωστόσο, το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξετάσουμε, όπως ανέφερα προηγουμένως, είναι η ανάγκη μας. Θα υπάρχουν άνθρωποι που έχουν απλώς μια μικρή ημερήσια ατζέντα και άλλοι που χρειάζονται ένα ολοκληρωμένο σύστημα, με τη δυνατότητα να δημιουργούν ειδοποιήσεις ή να εισάγουν επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Η εν λόγω μέθοδος είναι γνωστή με το ακρωνύμιο GTD στην οποία αναφέρεται στη γλώσσα του Σαίξπηρ Getting Things Done (κάτι σαν "να ολοκληρώσετε τα πράγματα"). Σχεδιασμένο από τον David Allen, είναι ένα σύστημα διαχείρισης για τις καθημερινές μας εργασίες που στοχεύουν στην επίτευξη μιας αποτελεσματικής οργάνωσης των εκκρεμών ζητημάτων μας με τέτοιο τρόπο ώστε να μην μένει τίποτα και να μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε το χρόνο μας στο μέγιστο. Με τα λόγια του ίδιου του συγγραφέα, "GTD βασίζεται στην αρχή που πρέπει να είναι δημιουργικός, πρέπει να χαλαρώσουμε, να αδειάσουμε το μυαλό μας και να τον ελευθερώσουμε από το να θυμόμαστε όλα τα εκκρεμή ζητήματα. Πρόκειται για ένα σύστημα που μας βοηθά να απομονώσουμε εργασίες και να τα αποθηκεύσουμε κάπου αλλού από το μυαλό μας. "
Η μέθοδος βασίζεται σε πέντε φάσεις. Το μυστικό έγκειται στο να συμμορφωθούμε με αυτά στην επιστολή και επίσης, με τη μεγαλύτερη δυνατή ευελιξία, να μην προσπαθούμε να πραγματοποιήσουμε σε μια φάση αυτό που αντιστοιχεί στην επόμενη. Αυτές οι φάσεις είναι: συλλέξτε, επεξεργαστείτε, οργανώστε, αναθεωρήστε και κάντε:
- ΣΥΛΛΕΓΩ: είναι κάτι τόσο απλό όσο γράψτε οποιαδήποτε ιδέα, έργο, έργοκλπ. που έρχονται στο μυαλό και το τοποθετούν στο δικό μας Μηνύματα ή εισερχόμενα (είτε μια συγκεκριμένη εφαρμογή υπολογιστή, ένα παραδοσιακό ημερολόγιο ή οποιαδήποτε μέθοδο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μας). Δεν είναι τίποτα περισσότερο από αυτό. γράφετε την εργασία, την ιδέα κ.λπ. δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα άλλο. Το μυστικό: κάντε το μόλις εμφανιστεί, έτσι, έχετε ένα εργαλείο που έχει επίσης παρουσία στο δικό μας iPhone Θα είναι απαραίτητο να αποτυπώσετε αυτές τις ιδέες και τα καθήκοντα που προκύπτουν χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση. Επιπλέον, θα διασφαλίσουμε ότι αυτός ο φάκελος είναι πάντα άδειος, μεταβαίνοντας στην επόμενη φάση.
- ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΟΜΑΙ, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ. Θα ήταν κάτι τόσο απλό όσο να αναρωτηθούμε αν η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί κάποια ενέργεια ή όχι. Εάν χρειάζεστε μια ενέργεια, την μεταφέρουμε στον αντίστοιχο φάκελο (θα δούμε τους φακέλους στην επόμενη ενότητα). αν εξαρτάται από τρίτους, το αναθέτουμε · Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια, την διαγράφουμε ή την αρχειοθετούμε. Όλα αυτά λαμβάνοντας υπόψη το «2 λεπτά το πολύ«, Δηλαδή, εάν μια εργασία που μπορώ να πραγματοποιήσω σε λίγα λεπτά, την εκτελώ τώρα και δεν την αναβάλω: τι νόημα είναι να περάσω δύο λεπτά για να σχεδιάσω μια εργασία που μπορώ να πραγματοποιήσω σε αυτά τα δύο λεπτά και τελειώνει;
- ΟΡΓΑΝΩΝΩ. Σύμφωνα με τη μέθοδο GTDΣχεδιάζουμε "φακέλους" όπου θα μεταφέρουμε κάθε μία από τις εργασίες που σημειώθηκαν προηγουμένως. Αυτοί οι φάκελοι είναι: α) ΣΗΜΕΡΑ »: εργασίες που πρέπει απαραίτητα να εκτελέσουμε σήμερα β)» ΕΠΟΜΕΝΗ Ή ΕΠΟΜΕΝΗ »: εργασίες που θα εκτελέσουμε τις επόμενες ημέρες, αλλά όχι σήμερα.γ)» ΕΡΓΟ »: για εργασίες που είναι μέρος των διεργασιών παλαιότερα.d) »WAITING»: εργασίες που εξαρτώνται από ένα άλλο άτομο ή μια συγκεκριμένη κατάσταση για την απόδοσή τους ε) »Μερικές ημέρες»: εργασίες που σκοπεύουμε να εκτελέσουμε στο μέλλον, αλλά δεν ξέρουμε πότε .
Θα προσθέσουμε στις εργασίες τις πληροφορίες που θεωρούμε κατάλληλες, ετικέτες κ.λπ.
- ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ. Είναι, μαζί με τον «κανόνα δύο λεπτών», η πιο ουσιαστική πτυχή της μεθόδου. θα πρέπει να το κάνουμε τουλάχιστον μία φορά την ημέρα και να αποφασίζουμε, ανάλογα με τις περιστάσεις, ποια εργασία πρέπει να κάνουμε πρώτα, διαγραφή / αρχειοθέτηση ολοκληρωμένων εργασιών κ.λπ.
-
Hacer. Αυτή η φάση απαιτεί λίγη εξήγηση, είναι η εκτέλεση των προγραμματισμένων εργασιών, ο πραγματικός και τελικός στόχος της μεθόδου GTD.
Μέχρι στιγμής έχουμε συζητήσει εν συντομία τι Μέθοδος GTD αποτελεσματικής διαχείρισης εργασιών. Τώρα θα δούμε μερικές από τις πιο δημοφιλείς και αποτελεσματικές εφαρμογές για την πραγματοποίησή της, τις οποίες μπορούμε να βρούμε στο δικό μας App Store και, πάνω απ 'όλα, ότι μπορούμε να διατηρούμε συγχρονισμένο με όλες τις συσκευές μας Apple. Αλλά πρώτα, σας αφήνω με το GTD FÁCIL screencast, που ετοίμασε ο Berto Pena, από την ομάδα ThinkWasabi, η οποία, όπως λέει ο ίδιος, θα χρησιμεύσει ως εισαγωγή στη μέθοδο και σίγουρα θα προκαλέσει το ενδιαφέρον σας.
Ποιος διαχειριστής εργασιών πρέπει να επιλέξουμε;
Μόλις γνωρίζουμε περίπου τη λειτουργία αυτού του συστήματος διαχείριση εργασιών, αγγίξτε επιλέξτε το εφαρμογή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μας αλλά, πάνω απ 'όλα, μας επιτρέπει έναν απόλυτο συγχρονισμό σε όλες τις συσκευές μας Apple με τέτοιο τρόπο ώστε, για παράδειγμα, όταν προσθέτουμε μια εργασία από τη δική μας iphone, εμφανίζεται αυτόματα στο δικό μας iPadμας iPod Touch και, φυσικά, στο δικό μας Mac. Δυστυχώς, η δοκιμή διαφορετικών εφαρμογών μέχρι να βρούμε τη σωστή για εμάς θα είναι ένα υποχρεωτικό βήμα. Να θυμάστε ότι, ανεξάρτητα από την εφαρμογή που επιλέγουμε, θα πρέπει να μας βοηθήσει με ευέλικτο και αποτελεσματικό τρόπο για την καταγραφή των εργασιών μας, τη διαχείριση τους και την εκτέλεση τους. Οτιδήποτε μας επιβραδύνει στη διαδικασία θα είναι εντελώς αναποτελεσματικό.
Σε μας App Store μπορούμε να βρούμε διαφορετικές εφαρμογές που μπορούν να είναι χρήσιμες:
·omni-focus: είναι ίσως η πιο ισχυρή και ολοκληρωμένη εφαρμογή, ιδανική για χρήστες που έχουν μεγάλο φόρτο εργασίας, έργα και ακόμη και που διαχειρίζονται ομάδες ανθρώπων. Το μεγαλύτερο μειονέκτημά του, η τιμή.
·πράγματα: έχει μια πολύ ωραία διεπαφή. σχεδιασμένο να ακολουθεί αυστηρά τη μέθοδο GTD.
·wunderlist 2: είναι, μετά τα πράγματα, το αγαπημένο μου, καθώς και δωρεάν. Μπορείτε να το προσαρμόσετε εύκολα στη μέθοδο GTD και έχει τον τέλειο συγχρονισμό μεταξύ όλων των συσκευών Apple.
Αυτές είναι οι πιο ολοκληρωμένες και προσαρμοσμένες ή προσαρμόσιμες εφαρμογές στη μέθοδο GTD. Φυσικά μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τις εφαρμογές του σημειώσεις y Υπενθυμίσεις, ακόμη και το δικό του Ημερολόγιο, όλα εξαρτώνται από τον όγκο των εργασιών, των αναγκών μας και, επομένως, από το επίπεδο προσαρμογής που θέλουμε στη μέθοδο GTD.
Μεταξύ άλλων εφαρμογών που μπορούν να μας βοηθήσουν να διαχειριστούμε τις εργασίες μας, μπορούμε επίσης να επισημάνουμε Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev ή Remember The Milk.
Η επιλογή, τελικά, δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από τη δική σας