در حال حاضر ما بسیار شلوغ زندگی می کنیم و اغلب کارهای معلق مانند کفش های داخل کمد ایملدا مارکوس جمع می شوند. ایمیل در انتظار پاسخ ، تماس برای برقراری تماس ، کارهای خانه ، سفارش دوستان ، فعالیت در تحصیل ، امور کاری و غیره برای جلوگیری از این امر ، سازماندهی ضروری است ، که همیشه به آسانی به نظر نمی رسد زیرا هر یک از ما فعالیتهای مختلفی را توسعه می دهیم ، علایق مختلفی داریم و بنابراین ، وظایف و اولویت های ما نیز متفاوت است. اما هدف باید همیشه یکسان باشد: هرگز مجبور نباشید بگویید "من فراموش کردم چنین کاری را انجام دهم".
بر اساس این نیاز به سازماندهی وظایف و با در نظر گرفتن ایده یافتن سیستمی که به من امکان می دهد آن را به صورت یکپارچه در همه دستگاه های خود انجام دهم اپل، من کشف کردم آنچه که تقریباً یک "فلسفه" در مورد ، دقیقاً ، مدیریت وظایف در همه زمینه ها ، اعم از کار ، تحصیل ، خانه یا به طور کلی روزمره امروزی است ، بوده است.
با این حال ، همانطور که قبلاً اشاره کردم ، اولین چیزی که باید در نظر بگیریم ، نیاز ما است. افرادی وجود خواهند داشت که فقط یک دستور کار روزانه کوچک دارند و افرادی دیگر که به یک سیستم یکپارچه نیاز دارند ، توانایی تولید هشدار یا درج وظایف مکرر را دارند.
روش مورد نظر با نام اختصاری شناخته می شود GTD که در زبان شکسپیر به آنها اشاره دارد انجام کارها (چیزی مانند "انجام کارها"). توسط دیوید آلن طراحی شده است ، این یک سیستم مدیریتی برای وظایف روزمره ما است که هدف آن دستیابی به یک سازمان کارآمد از مسائل در حال تعلیق ما است به گونه ای که چیزی در خط باقی نماند و ما می توانیم زمان خود را حداکثر بهینه کنیم. به قول خود نویسنده ، "GTD بر این اصل استوار است خلاقانه، ما باید آرامش پیدا کنیم ، ذهن خود را خالی کنیم و آن را از یادآوری تمام مسائل در انتظار رها کنیم. این در مورد داشتن سیستمی است که به ما کمک می کند وظایف را جدا کنیم و آنها را در جایی دیگر از ذهن خود ذخیره کنیم. "
این روش بر اساس پنج مرحله است. راز این امر در انطباق با آنها با نامه و همچنین ، با حداکثر چابکی ممکن ، عدم تلاش برای انجام در یک مرحله آنچه که در واقع مربوط به مرحله دیگر است ، نهفته است. این مراحل عبارتند از: جمع آوری ، پردازش ، سازماندهی ، بررسی و انجام:
- جمع کن: چیزی به همین سادگی است هر ایده ، پروژه ، کاری را یادداشت کنید، و غیره که به ذهن می رسد و آن را در ما قرار می دهد صندوق یا صندوق ورودی (اعم از یک برنامه خاص رایانه ای ، یک تقویم سنتی یا هر روشی که متناسب با نیازهای ما باشد). این چیزی بیش از این نیست؛ کار ، ایده و غیره را یادداشت کنید ، لازم نیست کار دیگری انجام دهید. راز: این کار را به محض ظاهر شدن انجام دهید ، بنابراین ، ابزاری داشته باشید که در ما نیز حضور داشته باشد آیفون ثبت ایده ها و وظایفی که بدون اطلاع قبلی بوجود می آیند ضروری خواهد بود. علاوه بر این، ما اطمینان حاصل خواهیم کرد که این پوشه همیشه خالی است و به مرحله بعدی می رود.
- روند. این کار به سادگی این است که از خود بپرسیم آیا کار مورد نظر نیاز به عملی دارد یا خیر. اگر به عملی نیاز دارید ، آن را به پوشه مربوطه منتقل می کنیم (پوشه ها را در بخش بعدی خواهیم دید). اگر این به اشخاص ثالث بستگی دارد ، ما آن را تفویض می کنیم. در صورت عدم نیاز به اقدامی ، آن را حذف یا بایگانی می کنیم. همه اینها با در نظر گرفتن «حداکثر 2 دقیقه«، این بدان معناست که اگر کاری را می توانم ظرف چند دقیقه انجام دهم ، اکنون آن را انجام می دهم و آن را موکول نمی کنم: چه فایده دارد که دو دقیقه را برای برنامه ریزی کاری که می توانم در آن دو انجام دهم ، صرف کنم دقیقه و پایان آن؟
- سازمان دادن. طبق روش GTDما "پوشه ها" را طراحی می کنیم که در آن هر یک از وظایف ذکر شده قبلی را انتقال خواهیم داد. این پوشه ها عبارتند از: الف) "امروز": وظایفی که لزوما باید امروز آنها را انجام دهیم ب) "بعدی یا بعدی": وظایفی که طی چند روز آینده انجام خواهیم داد ، اما امروز نه. ج) "پروژه": برای وظایف د) »انتظار»: وظایفی که برای عملکرد آنها به شخص دیگری یا وضعیت خاصی بستگی دارد ه) «بعضی روزها»: وظایفی که قصد داریم در آینده انجام دهیم ، اما نمی دانیم چه زمانی .
اطلاعاتی را که مناسب می دانیم ، برچسب ها و غیره را به وظایف اضافه خواهیم کرد.
- مرور. این ، همراه با "قانون دو دقیقه ای" ، اساسی ترین جنبه روش است. ما باید حداقل یک بار در روز این کار را انجام دهیم و بسته به شرایط ، ابتدا تصمیم بگیریم که کدام کار را انجام دهیم ، کارهای انجام شده را حذف کنیم یا بایگانی کنیم ، و غیره
-
انجام دهید. این مرحله نیاز به توضیح کمی دارد ، برای انجام وظایف برنامه ریزی شده ، هدف واقعی و نهایی روش GTD است.
تا کنون ما به طور خلاصه در مورد آنچه که روش GTD برای مدیریت وظیفه موثر. اکنون برخی از محبوب ترین و کارآمدترین برنامه ها را برای اجرای آن مشاهده خواهیم کرد که می توانیم در برنامه های خود پیدا کنیم فروشگاه برنامه و مهمتر از همه اینکه می توانیم با همه دستگاه های خود هماهنگ باشیم اپل. اما ابتدا من شما را با نمایش GTD FÁCIL که توسط برتو پنا ، از تیم ThinkWasabi تهیه شده است ، به شما واگذار می کنم ، که همانطور که خودش می گوید ، به عنوان مقدمه ای برای این روش عمل می کند و مطمئناً علاقه شما را برمی انگیزد.
چه مدیر وظیفه ای را باید انتخاب کنیم؟
هنگامی که ما در سکته های گسترده عملکرد این سیستم را می دانیم مدیریت کارها، انتخاب را لمس کنید استفاده که به بهترین وجهی با نیازهای ما مطابقت دارد اما مهمتر از همه به ما امکان هماهنگی مطلق در همه دستگاهها را می دهد اپل به گونه ای که مثلاً وقتی کاری را از خود اضافه می کنیم آیفون، به طور خودکار در ما ظاهر می شود اپلما آی پاد لمسی و البته در مک. متأسفانه ، آزمایش برنامه های مختلف تا زمانی که برنامه مناسب خود را پیدا نکنیم یک قدم اجباری است. به یاد داشته باشید ، مهم نیست که چه برنامه ای را انتخاب می کنیم ، باید به ما کمک کند تا به روشی چابک و کارآمد وظایف خود را ضبط کنیم ، مدیریت کنیم و آنها را انجام دهیم. هر چیزی که در این روند سرعت ما را کم کند کاملاً بی اثر خواهد بود.
ما در فروشگاه برنامه ما می توانیم برنامه های مختلفی پیدا کنیم که می توانند مفید باشند:
·تمرکز همه جانبه: شاید قدرتمندترین و کاملترین برنامه باشد ، ایده آل برای کاربرانی که حجم کاری زیادی دارند ، پروژه ها و حتی افرادی که تیم های زیادی را مدیریت می کنند. بزرگترین معلولیت آن ، قیمت است.
·اشیاء: این یک رابط بسیار خوب است. طراحی شده برای پیروی از روش GTD دقیقا.
·wunderlist 2: بعد از چیزها ، مورد علاقه من است و همچنین رایگان است. شما می توانید آن را به راحتی با روش GTD تطبیق دهید و هماهنگی کاملی بین همه دستگاه های اپل ما دارد.
اینها کاملترین و سازگارترین یا سازگارترین برنامه ها با روش هستند GTD. البته ما همچنین می توانیم از برنامه های اسکناس y یادآوری، و حتی خودش تقویم، همه چیز به حجم وظایف ، نیازها و به همین دلیل به میزان سازگاری که می خواهیم با روش بستگی داشته باشد ، بستگی دارد GTD.
از جمله برنامه های دیگری که می توانند به ما در مدیریت کارهایمان کمک کنند ، می توانیم آنها را برجسته کنیم Clear، Wiselist، Workflowy، Producteev یا شیر را بخاطر بسپار.
سرانجام ، انتخاب نمی تواند بیش از انتخاب شما باشد
اولین کسی باشید که نظر