Actualmente vivimos muy ajetreados y con frecuencia, las tareas pendientes se nos acumulan como los zapatos en el armario de Imelda Marcos. Correos electrónicos pendientes de responder, llamadas por hacer, tareas de casa, encargos de amigos, actividades de nuestros estudios, asuntos de trabajo, etc. Para evitar ésto, es necesario organizarse, lo cual no siempre resulta tan fácil como puede parecer pues cada uno de nosotros desarrollamos actividades distintas, tenemos intereses diferenciados y, por lo tanto, nuestras tareas y prioridades también son otras. Pero el objetivo siempre debe ser el mismo: no vernos obligados nunca a decir “se me ha olvidado hacer tal cosa”.
En base a esta necesidad de organizar las tareas, y ya con la idea en mente de encontrar un sistema que me permitiese hacerlo de forma integrada en todos mis dispositivos Apple, descubrí lo que ha resultado ser casi una “filosofía” acerca de, precisamente, la gestión de tareas en todos los ámbitos ya sea el trabajo, estudios, hogar o, en general, nuestro día a día.
Sin embargo, lo primero que debemos considerar, como ya he apuntado anteriormente, es nuestra necesidad; habrá personas que les baste con una pequeña agenda de las de toda la vida, y otras que precisen de un sistema integrado, con capacidad de generar alertas o insertar tareas recurrentes.
El método en cuestión se conoce por las siglas GTD que en la lengua de Shakespeare se refieren a Getting Things Done (algo así como “tener las cosas hechas”). Diseñado por David Allen, se trata de un sistema de gestión de nuestras tareas diarias encaminado a lograr una eficaz organización de nuestros asuntos pendientes de tal forma que nada se quede en el tintero y que podamos optimizar nuestro tiempo al máximo. En palabras del propio autor, “GTD se basa en el principio de que para ser creativos, necesitamos relajarnos, vaciar nuestra mente y liberarla de recordar todos los temas que tenemos pendientes. Se trata de tener un sistema que nos ayuda aislar las tareas y guardarlas en algún otro lugar fuera de nuestra mente.”
El método se fundamenta en cinco fases. El secreto radica en cumplirlas a rajatabla y además, con la mayor agilidad posible, no tratando de realizar en una fase lo que en realidad corresponde a la siguiente. Estas fases son: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer:
- RECOPILAR: es algo tan sencillo como anotar cualquier idea, proyecto, tarea, etc que nos venga a la mente y colocarlo en nuestro Inbox o bandeja de entrada (ya sea una aplicación informática determinada, una agenda tradicional o cualquier método que mejor se adapte a nuestras necesidades). No es nada más que eso; anotada la tarea, idea, etc no hay que hacer nada mas. El secreto: hacerlo tan pronto como aparezca, por lo que, contar con una herramienta que también tenga presencia en nuestro iPhone será esencial para captar esas ideas y tareas que surgen sin previo aviso. Así mismo, procuraremos que esta carpeta siempre esté vacía pasando a la siguiente fase.
- PROCESAR. Sería algo tan sencillo como preguntarnos si la tarea en cuestión precisa o no de una acción. Si precisa de una acción, la trasladamos a la carpeta correspondiente (veremos las carpetas en el siguiente apartado); si depende de terceros, la delegamos; si no precisa acción alguna la eliminamos o archivamos. Todo ello teniendo en cuenta la «máxima de los 2 minutos«, es decir, si una tarea la puedo realizar en unos pocos minutos, la llevo a cabo ya y no la pospongo: ¿qué sentido tiene gastar dos minutos planificando una tarea que puedo realizar en esos dos minutos y darla por finalizada?.
- ORGANIZAR. Según el método GTD, diseñamos «carpetas» a dónde trasladaremos cada una de las tareas previamente anotadas. Estas carpetas son:a)»HOY»: tareas que necesariamente debemos realizar hoy.b)»SIGUIENTE O PRÓXIMO»: tareas que realizaremos en los próximos días, pero no hoy.c)»PROYECTO»: para tareas que forman parte de procesos mayores.d)»EN ESPERA»: tareas que para su realización dependen de otra persona o de una situación determinada.e)»ALGÚN DÍA»: tareas que pretendemos realizar en un futuro, pero no sabemos cuándo.
Añadiremos a las tareas la información que consideremos oportuna, etiquetas, etc.
- REVISAR. Es, junto a la «regla de los dos minutos», el aspecto más esencial del método; deberemos realizarlo al menos una vez por día y decidir, según las circunstancias, qué tarea realizar en primer lugar, eliminar/archivar las tareas completadas, etc.
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HACER. Esta fase precisa de poca explicación, es realizar las tareas previstas, objetivo verdadero y final del método GTD.
Hata ahora hemos tratado brevemente en qué consiste el método GTD de gestión eficaz de tareas. Ahora veremos algunas de las aplicaciones más populares y eficientes para llevarlo a cabo, que podemos encontrar en nuestra App Store y, sobre todo, que podemos mantener sincronizadas con todos nuestros dispositivos Apple. Pero antes, os dejo con el screencast GTD FÁCIL, elaborado por Berto Pena, del equipo de ThinkWasabi que, como él mismo afirma, os servirá de introducción al método y seguro que despierta vuestro interés.
¿Qué gestor de tareas debemos escoger?
Una vez que conocemos a grandes rasgos el funcionamiento de este sistema de gestión de tareas, toca elegir la aplicación que mejor se adapte a nuestras necesidades pero, sobre todo, que nos permita una sincronización absoluta en todos nuestros dispositivos Apple de tal forma que, por ejemplo, cuando agreguemos una tarea desde nuestro Iphone, aparezca de forma automática en nuestro iPad, nuestro iPod Touch y, por supuesto, en nuestro Mac. Por desgracia, probar diferentes aplicaciones hasta encontrar la idónea para nosotros será un paso obligatorio. Recordad que, elijamos la aplicación que elijamos, ésta debe ayudarnos de forma ágil y eficaz a registrar nuestras tareas, gestionarlas y llevarlas a cabo. Todo aquello que nos frene en el proceso resultará del todo ineficaz.
En nuestro App Store podemos encontrar diferentes aplicaciones que pueden sernos útiles:
·Omnifocus: es quizás la aplicación más potente y completa, ideal para usuarios que cuentan con una gran carga de trabajo, proyectos e incluso que gestionan equipos de personas. Su mayor hándicap, el precio.
·Things: cuenta con una interfaz muy agradable; diseñada para seguir el método GTD de forma estricta.
·Wunderlist 2: es, después de Things, mi preferida, además de ser gratuita. Puedes adaptarla al método GTD fácilmente y cuenta con una perfecta sincronización entre todos nuestros dispositivos Apple.
Éstas son las aplicaciones más completas y adaptadas o adaptables al método GTD. Por supuesto que también podemos emplear las aplicaciones de Notas y Recordatorios, e incluso el propio Calendario, todo depende de nuestro volumen de tareas, necesidades y, por lo tanto, del nivel de adaptación que deseemos al método GTD.
Entre otras aplicaciones que pueden servirnos para la gestión de nuestras tareas también podemos destacar Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev o Remember The Milk.
La elección, finalmente, no puede ser más que vuestra