वर्तमान में हम बहुत व्यस्त और अक्सर रहते हैं, लंबित कार्य इमेल्डा मार्कोस की अलमारी में जूते की तरह जमा होते हैं। जवाब देने के लिए लंबित ईमेल, किए जाने वाले कॉल, गृहकार्य, दोस्तों से ऑर्डर, हमारी पढ़ाई की गतिविधियां, काम के मामले आदि। इससे बचने के लिए, इसे व्यवस्थित करना आवश्यक है, जो हमेशा उतना आसान नहीं होता जितना यह लग सकता है क्योंकि हम में से प्रत्येक अलग-अलग गतिविधियों का विकास करते हैं, हमारे अलग-अलग हित हैं और इसलिए, हमारे कार्य और प्राथमिकताएं भी अलग-अलग हैं। लेकिन लक्ष्य हमेशा एक जैसा होना चाहिए: कभी यह कहने के लिए मजबूर न हों कि "मैं ऐसा काम करना भूल गया।"
इसके आधार पर कार्यों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, और इस प्रणाली को खोजने के लिए विचार के साथ जो मुझे अपने सभी उपकरणों के साथ एकीकृत तरीके से करने की अनुमति देगा। Apple, मुझे पता चला कि लगभग सभी क्षेत्रों में कार्यों के प्रबंधन के बारे में लगभग एक "दर्शन" क्या है, यह काम है, अध्ययन, घर या, सामान्य रूप से, हमारे दिन-प्रतिदिन।
हालाँकि, पहली बात पर हमें विचार करना चाहिए, जैसा कि मैंने पहले बताया है, क्या हमारी जरूरत है; ऐसे लोग होंगे जो केवल एक छोटा दैनिक एजेंडा रखते हैं, और अन्य जिन्हें एक एकीकृत प्रणाली की आवश्यकता होती है, जिसमें अलर्ट उत्पन्न करने या आवर्ती कार्यों को सम्मिलित करने की क्षमता होती है।
प्रश्न में विधि को संक्षिप्त नाम से जाना जाता है GTD जो शेक्सपियर की जीभ में संदर्भित करता है हो रही बातें किया (ऐसा कुछ "चीजों को प्राप्त करें")। डेविड एलेन द्वारा डिज़ाइन किया गया, यह हमारे दैनिक कार्यों के लिए एक प्रबंधन प्रणाली है, जिसका उद्देश्य हमारे लंबित मुद्दों के प्रभावी संगठन को इस तरह से प्राप्त करना है कि पाइपलाइन में कुछ भी नहीं बचा है और हम अपना समय अधिकतम करने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। लेखक के शब्दों में, "GTD उस सिद्धांत पर आधारित है जो होना चाहिए रचनात्मक, हमें आराम करने, अपने दिमाग को खाली करने और सभी लंबित मुद्दों को याद करने से मुक्त करने की आवश्यकता है। यह एक ऐसी प्रणाली होने के बारे में है जो हमें कार्यों को अलग करने और उन्हें हमारे दिमाग से बाहर कहीं और संग्रहीत करने में मदद करती है। ”
विधि पांच चरणों पर आधारित है। रहस्य उनके साथ पत्र के अनुपालन में निहित है और यह भी, सबसे बड़ी संभव चपलता के साथ, एक चरण में प्रदर्शन करने की कोशिश नहीं करना जो वास्तव में अगले से मेल खाती है। ये चरण हैं: एकत्र करना, प्रक्रिया करना, व्यवस्थित करना, समीक्षा करना और करना:
- इकट्ठा: यह कुछ के रूप में सरल है किसी भी विचार, परियोजना, कार्य को लिख लें, आदि जो मन में आता है और उसे हमारे बीच में रखता है इनबॉक्स या इनबॉक्स (या तो एक विशिष्ट कंप्यूटर अनुप्रयोग, एक पारंपरिक कैलेंडर या कोई भी तरीका जो हमारी आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा है)। यह उससे ज्यादा कुछ नहीं है; नीचे लिखा कार्य, विचार, आदि आपको कुछ और करने की आवश्यकता नहीं है। रहस्य: जैसे ही यह दिखाई देता है, ऐसा करें, एक उपकरण है जो हमारे पास भी मौजूद है iPhone उन विचारों और कार्यों को पकड़ना आवश्यक होगा जो बिना किसी पूर्व सूचना के उत्पन्न होते हैं। इसके साथ - साथ, हम यह सुनिश्चित करेंगे कि यह फ़ोल्डर हमेशा खाली हो, अगले चरण में जा रहा है.
- प्रोसेस। यह खुद को पूछने के रूप में कुछ सरल होगा कि क्या प्रश्न में कार्य को कार्रवाई की आवश्यकता है या नहीं। यदि आपको कार्रवाई की आवश्यकता है, तो हम इसे संबंधित फ़ोल्डर में ले जाते हैं (हम अगले अनुभाग में फ़ोल्डर्स देखेंगे); अगर यह तीसरे पक्ष पर निर्भर करता है, तो हम इसे सौंपते हैं; यदि कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो हम इसे हटाते हैं या संग्रहीत करते हैं। यह सब खाते में «अधिकतम 2 मिनट«, यह कहना है कि, अगर कोई कार्य मैं कुछ मिनटों में कर सकता हूं, तो मैं इसे अभी पूरा करता हूं और मैं इसे स्थगित नहीं करता हूं: दो मिनट खर्च करने के लिए एक कार्य की योजना बना रहा हूं जिसे मैं उन दो में ले जा सकता हूं मिनट और इसे खत्म?
- आयोजन। विधि के अनुसार GTD, हम "फ़ोल्डर" डिज़ाइन करते हैं, जहां हम पहले से नोट किए गए प्रत्येक कार्य को स्थानांतरित करेंगे। ये फ़ोल्डर हैं: a) »TODAY»: ऐसे कार्य जो हमें आवश्यक रूप से आज करने चाहिए b) »अगला या अगला»: वे कार्य जो हम अगले कुछ दिनों में करेंगे, लेकिन आज नहीं।) »कार्य»: कार्यों के लिए पुरानी प्रक्रियाओं का हिस्सा हैं।) »WAITING»: ऐसे कार्य जो किसी अन्य व्यक्ति या उनके प्रदर्शन के लिए एक निश्चित स्थिति पर निर्भर करते हैं e) »कुछ दिन»: ऐसे कार्य जिन्हें हम भविष्य में करना चाहते हैं, लेकिन हम नहीं जानते कि कब ।
हम उन कार्यों में जानकारी जोड़ेंगे जिन्हें हम उपयुक्त मानते हैं, लेबल इत्यादि।
- समीक्षा। यह, "दो मिनट का नियम," विधि का सबसे आवश्यक पहलू है; हमें इसे दिन में कम से कम एक बार करना होगा और यह तय करना होगा कि परिस्थितियों के आधार पर, कौन सा कार्य पहले करना है, हटाए / संग्रह किए गए कार्यों को पूरा करना है आदि।
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HACER। इस चरण में थोड़ा स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, नियोजित कार्यों को पूरा करने के लिए, जीटीडी विधि का सही और अंतिम उद्देश्य है।
अब तक हमने संक्षेप में चर्चा की है कि क्या प्रभावी कार्य प्रबंधन की जीटीडी विधि। अब हम इसे बाहर ले जाने के लिए सबसे लोकप्रिय और कुशल अनुप्रयोगों में से कुछ देखेंगे, जिन्हें हम अपने में पा सकते हैं ऐप स्टोर और, इन सबसे ऊपर, कि हम अपने सभी उपकरणों के साथ सिंक्रनाइज़ रख सकते हैं Apple। लेकिन सबसे पहले, मैं आपको GTD F ,CIL स्क्रेंकास्ट के साथ छोड़ देता हूं, थिंकवासाबी टीम की ओर से बर्टो पेना द्वारा तैयार किया गया है, जो कि, जैसा कि वे खुद कहते हैं, विधि के लिए एक परिचय के रूप में काम करेगा और निश्चित रूप से उनकी रुचि जगाएगा।
हमें किस कार्य प्रबंधक का चयन करना चाहिए?
एक बार हम मोटे तौर पर इस प्रणाली के संचालन को जानते हैं कार्य प्रबंधन, स्पर्श चुनें आवेदन यह हमारी आवश्यकताओं के अनुसार सबसे अच्छा सूट करता है, लेकिन यह हमारे सभी उपकरणों में एक पूर्ण सिंक्रनाइज़ेशन की अनुमति देता है Apple इस तरह से, उदाहरण के लिए, जब हम अपने कार्य को जोड़ते हैं iPhone, अपने आप में प्रकट होता है iPadहमारे आइपॉड टच और, ज़ाहिर है, हमारे में Mac। दुर्भाग्य से, विभिन्न अनुप्रयोगों की कोशिश करते हुए जब तक कि हम हमारे लिए सही नहीं ढूंढते तब तक यह एक अनिवार्य कदम होगा। याद रखें कि, चाहे हम कोई भी एप्लिकेशन चुनें, हमें अपने कार्यों को रिकॉर्ड करने, उन्हें प्रबंधित करने और उन्हें पूरा करने के लिए एक चुस्त और कुशल तरीके से मदद करनी चाहिए। प्रक्रिया में हमें धीमा करने वाली कोई भी चीज पूरी तरह से अप्रभावी होगी।
हमारे में ऐप स्टोर हम विभिन्न अनुप्रयोगों को पा सकते हैं जो उपयोगी हो सकते हैं:
·Omnifocus: शायद सबसे शक्तिशाली और पूर्ण अनुप्रयोग है, उन उपयोगकर्ताओं के लिए आदर्श है जिनके पास एक बड़ा काम का बोझ है, परियोजनाएं हैं और यहां तक कि जो लोगों की टीमों का प्रबंधन करते हैं। इसकी सबसे बड़ी बाधा, कीमत।
·चीज़ें: इसका बहुत अच्छा इंटरफ़ेस है; GTD विधि का सख्ती से पालन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
·वंडरलिस्ट 2: चीजों के बाद, मेरा पसंदीदा, और साथ ही मुक्त हो रहा है। आप इसे GTD विधि में आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं और इसमें हमारे सभी Apple उपकरणों के बीच एक सही तालमेल है।
ये विधि के लिए सबसे पूर्ण और अनुकूलित या अनुकूलनीय अनुप्रयोग हैं GTD। बेशक हम भी के अनुप्रयोगों का उपयोग कर सकते हैं विधेयकों y अनुस्मारक, और यहां तक कि उसका अपना भी Calendario, सब कुछ हमारे कार्यों की मात्रा, आवश्यकताओं और इसलिए, अनुकूलन के स्तर पर निर्भर करता है जो हम विधि चाहते हैं GTD.
अन्य अनुप्रयोगों में जो हमारे कार्यों को प्रबंधित करने में हमारी मदद कर सकते हैं, हम भी हाइलाइट कर सकते हैं क्लीयर, विसलिस्ट, वर्कफ़्लो, प्रोडीव या रिमेम्बर द मिल्क।
चुनाव, अंत में, आप से अधिक नहीं हो सकता