Sažimanje datoteka neophodno je sredstvo da bi se podaci mogli dijeliti na puno lakši i brži način. Web stranice uglavnom koriste jpg format za slike zbog visoke kompresije koju nudi u odnosu na png format, iako se gubi neka kvaliteta. U tekstualnim dokumentima koje možemo stvoriti, pohranjuju se samo tekst, format i naziv korištenog fonta kako bi se optimizirao prostor koji zauzima.
Na taj način datoteku možemo dijeliti lako i na vrlo malo prostora. Ali ako otvorimo dokument na računalu na kojem korišteni font nije dostupan, dotično računalo upotrebljavat će font što može dovesti do toga da konačni rezultat bude daleko od izvornika, pogotovo ako govorimo o PowerPoint ili Keynote prezentacijama, gdje su estetike vrlo važne.
Spajanje fontova zajedno s datotekom nije rješenje, jer mnogi ljudi ne znaju gdje ih moraju smjestiti. Ovdje aplikacija Presentation Font Embedder igra važnu ulogu, kao omogućuje nam pretvaranje prezentacija izravno u slikeNe mogu se uređivati kako ne bi izgubili font koji smo koristili ili ga pretvorili u datoteke za uređivanje, već samo u sustavu Windows ili Android.
Rukovanje ovom aplikacijom vrlo je jednostavno jer dotičnu datoteku moramo samo povući u aplikaciju neka bude datoteka koja se ne može uređivati, koje možemo prikazati na bilo kojem računalu bez obzira na njegov operativni sustav ili ga pretvoriti u datoteku koju možemo uređivati, ali samo u gore spomenutim operativnim sustavima i među kojima nije uključen niti jedan Apple.
Presentation Font Embedder dostupan je za besplatno preuzimanje tako da možemo testirati kako to djeluje. Ako želimo eliminirati vodeni žig koji nas prikazuje u pretvorbi koju izvodi, moramo otići do blagajne i platiti gotovo 20 eura koliko košta, iako je ponekad to upola jeftinije. Za aplikaciju je potreban Microsoft PowerPoint u verzijama od 2011. do 2016. godine, macOS 10.9, 64-bitni procesor i nešto više od 2 MB na našem Macu.