Trenutno živimo vrlo zaposleno i često se zadaci na čekanju nakupljaju poput cipela u ormaru Imelda Marcos. E-mailovi na čekanju za odgovor, pozivi, kućni poslovi, narudžbe prijatelja, aktivnosti našeg studija, radna pitanja itd. Da bi se to izbjeglo, potrebno je organizirati se, što nije uvijek tako lako kao što se čini, jer svatko od nas razvija različite aktivnosti, imamo različite interese pa su, prema tome, i zadaci i prioriteti različiti. Ali cilj mora uvijek biti isti: nikada ne prisiljavati reći "Zaboravio sam učiniti takvo što."
Na temelju ove potrebe za organizacijom zadataka i s idejom da nađem sustav koji bi mi omogućio da to radim na integrirani način na svim svojim uređajima jabuka, Otkrio sam ono što se pokazalo gotovo "filozofijom" upravo o upravljanju zadacima u svim područjima, bilo da se radi o poslu, studiju, kući ili, općenito, o našem svakodnevnom životu.
Međutim, prva stvar koju moramo uzeti u obzir, kao što sam već naglasio, je naša potreba; bit će ljudi koji imaju samo malu dnevnu agendu i drugi kojima je potreban integrirani sustav, sa sposobnošću generiranja upozorenja ili umetanja ponavljajućih zadataka.
Dotična metoda poznata je pod skraćenicom GTD na koje se u Shakespeareovom jeziku odnosi Obavljati stvari (nešto poput "odradi stvari"). Dizajnirao David Allen, to je sustav upravljanja za naše svakodnevne zadatke usmjeren na postizanje učinkovite organizacije naših neriješenih problema na takav način da ništa ne ostaje u planu i da svoje vrijeme možemo maksimalno optimizirati. Riječima samog autora, "GTD temelji se na principu da se kreativan, moramo se opustiti, isprazniti svoj um i osloboditi ga pamćenja svih neriješenih problema. Riječ je o posjedovanju sustava koji nam pomaže izolirati zadatke i pohraniti ih negdje drugdje van svijesti. "
Metoda se temelji na pet faza. Tajna je u usklađivanju s njima do slova i, uz najveću moguću okretnost, ne pokušavajući u jednoj fazi učiniti ono što zapravo odgovara sljedećoj. Te su faze: prikupljanje, obrada, organiziranje, pregled i obavljanje:
- PRIKUPITI: to je nešto jednostavno kao zapišite bilo koju ideju, projekt, zadatakitd. što vam padne na pamet i smjestite ga u naš Moj inboks ili pristigle pošte (bilo određena računalna aplikacija, tradicionalni kalendar ili bilo koja metoda koja najbolje odgovara našim potrebama). Nije ništa više od toga; zapisali zadatak, ideju itd. ne morate raditi ništa drugo. Tajna: učinite to čim se pojavi, dakle, imajte alat koji je također prisutan u našem iPhone Bit će neophodno uhvatiti one ideje i zadatke koji se pojave bez prethodne najave. U Dodatku, pobrinut ćemo se da je ova mapa uvijek prazna, prelazeći u sljedeću fazu.
- POSTUPAK. Bilo bi to nešto tako jednostavno kao što bismo se pitali zahtijeva li dotični zadatak akciju ili ne. Ako trebate radnju, premjestit ćemo je u odgovarajuću mapu (mape ćemo vidjeti u sljedećem odjeljku); ako ovisi o trećim stranama, mi ćemo ga delegirati; Ako nije potrebna nikakva radnja, brišemo je ili arhiviramo. Sve ovo uzimajući u obzir «2 minute najviše«, To jest, ako zadatak koji mogu izvršiti za nekoliko minuta, izvršim ga sada i ne odgađam: koji je smisao potrošiti dvije minute na planiranje zadatka koji mogu izvršiti u te dvije minuta i završiti?
- ORGANIZIRATI. Prema metodi GTDDizajniramo "mape" u koje ćemo prenijeti svaki od prethodno zabilježenih zadataka. Te su mape: a) »DANAS»: zadaci koje moramo nužno izvršiti danas b) »DALJE ILI DALJE»: zadaci koje ćemo izvršiti u sljedećih nekoliko dana, ali ne danas.c) »PROJEKT»: za zadatke koji su dio starijih procesa.d) »ČEKANJE«: zadaci koji ovise o drugoj osobi ili određenoj situaciji za njihovo izvođenje e) »NEKI DAN»: zadaci koje namjeravamo izvršiti u budućnosti, ali ne znamo kada .
Zadacima ćemo dodati podatke koje smatramo prikladnima, oznake itd.
- PREGLED. To je, zajedno s "pravilom od dvije minute", najvažniji aspekt metode; Morat ćemo to učiniti barem jednom dnevno i ovisno o okolnostima odlučiti koji ćemo zadatak prvo izvršiti, izbrisati / arhivirati izvršene zadatke itd.
-
hacer. Ova faza zahtijeva malo objašnjenja, jest izvršavanje planiranih zadataka, istinskog i konačnog cilja GTD metode.
Do sada smo ukratko razgovarali o tome što GTD metoda učinkovitog upravljanja zadacima. Sada ćemo vidjeti neke od najpopularnijih i najučinkovitijih aplikacija za njegovo provođenje, koje možemo pronaći u našem App Store i, iznad svega, da možemo biti sinkronizirani sa svim našim uređajima jabuka. Ali prvo, ostavljam vam GTD FÁCIL screencast, koji je pripremio Berto Pena, iz tima ThinkWasabi, a koji će, kako sam kaže, poslužiti kao uvod u metodu i zasigurno će pobuditi vaše zanimanje.
Kojeg voditelja zadataka trebamo odabrati?
Jednom kada otprilike znamo kako funkcionira ovaj sustav upravljanje zadacima, dodirnite odaberite primjena to najbolje odgovara našim potrebama, ali, iznad svega, što nam omogućuje apsolutnu sinkronizaciju na svim našim uređajima jabuka na takav način da, na primjer, kada dodamo zadatak iz našeg iphone, automatski se pojavljuje u našem iPadnaš iPod Touch i, naravno, u našem Mac. Nažalost, isprobavanje različitih aplikacija dok ne pronađemo pravu za nas bit će obavezan korak. Imajte na umu da bi nam, bez obzira koju aplikaciju odabrali, trebao pomoći na brz i učinkovit način da evidentiramo svoje zadatke, upravljamo njima i izvršavamo ih. Sve što nas usporava u tom procesu bit će potpuno neučinkovito.
U našem App Store možemo pronaći različite aplikacije koje mogu biti korisne:
·OmniFocus: je možda najsnažnija i cjelovita aplikacija, idealna za korisnike koji imaju veliko opterećenje, projekte, pa čak i koji upravljaju timovima ljudi. Njegov najveći hendikep, cijena.
·Stvari: ima vrlo lijepo sučelje; dizajniran da strogo slijedi GTD metodu.
·Wunderlist 2: mi je, nakon stvari, najdraži, kao i to što sam slobodan. Možete ga lako prilagoditi GTD metodi i ima savršenu sinkronizaciju između svih naših Apple uređaja.
To su najcjelovitije i najprilagođenije ili najprilagodljivije primjene metode GTD. Naravno, možemo koristiti i aplikacije bilješke y Podsjetnici, pa čak i njegov vlastiti kalendar, sve ovisi o našem opsegu zadataka, potrebama i, prema tome, o razini prilagodbe koju želimo metodi GTD.
Među ostalim aplikacijama koje nam mogu pomoći u upravljanju našim zadacima možemo također istaknuti Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev ili Remember The Milk.
Konačno, izbor ne može biti veći od vašeg