נכון לעכשיו אנחנו חיים מאוד עסוקים ולעתים קרובות, משימות ממתינות מצטברות כמו הנעליים בארון של אימלדה מרקוס. הודעות דוא"ל בהמתנה לענות, שיחות, עבודות בית, הזמנות מחברים, פעילויות הלימודים שלנו, ענייני עבודה וכו '. כדי להימנע מכך, יש צורך בארגון, וזה לא תמיד קל כמו שזה יכול להיראות מכיוון שכל אחד מאיתנו מפתח פעילויות שונות, יש לנו תחומי עניין שונים ולכן גם המשימות והסדרי העדיפויות שלנו שונים. אבל המטרה חייבת להיות תמיד זהה: לעולם אל תאלצו לומר "שכחתי לעשות דבר כזה."
בהתבסס על הצורך הזה בארגון משימות ועם הרעיון למצוא מערכת שתאפשר לי לעשות את זה בצורה משולבת בכל המכשירים שלי. תפוח עץ, גיליתי מה שהתגלה כמעט כ"פילוסופיה "לגבי ניהול משימות בכל התחומים, בין אם זה עבודה, לימודים, בית או, באופן כללי, היום יום שלנו.
עם זאת, הדבר הראשון שעלינו לקחת בחשבון, כפי שציינתי בעבר, הוא הצורך שלנו; יהיו אנשים שפשוט יש להם סדר יום יומי קטן, ואחרים שזקוקים למערכת משולבת, עם יכולת ליצור התראות או להכניס משימות חוזרות.
השיטה המדוברת ידועה בראשי התיבות GTD אשר בלשונו של שייקספיר מתייחסים אליו Getting Things Done (משהו כמו "לעשות דברים"). תוכנן על ידי דייוויד אלן, זוהי מערכת ניהול למשימות היומיומיות שלנו שמטרתן להשיג ארגון יעיל של הנושאים הממתינים לנו באופן ששום דבר לא יישאר בצינור ושאנחנו יכולים לייעל את זמננו למקסימום. כלשונו של המחבר עצמו, "GTD מבוסס על העיקרון להיות יצירתי, עלינו להירגע, לרוקן את מוחנו ולשחרר אותו מלזכור את כל הנושאים הממתינים. מדובר במערכת שעוזרת לנו לבודד משימות ולאחסן אותן במקום אחר מחוץ לתודעתנו. "
השיטה מבוססת על חמישה שלבים. הסוד טמון בהיענות אליהם לאותיות, ובזריזות הכי גדולה שאפשר, לא לנסות לבצע בשלב אחד מה באמת מתאים לשלב הבא. שלבים אלה הם: לאסוף, לעבד, לארגן, לסקור ולעשות:
- לאסוף: זה משהו פשוט כמו רשום כל רעיון, פרויקט, משימהוכו 'שעולה בראש ומציב אותו אצלנו תיבת הדואר הנכנס או תיבת דואר נכנס (או יישום מחשב ספציפי, לוח שנה מסורתי או כל שיטה המתאימה ביותר לצרכינו). זה לא יותר מזה; רשום את המשימה, הרעיון וכו 'אתה לא צריך לעשות שום דבר אחר. הסוד: עשו זאת ברגע שהוא מופיע, לכן, יש כלי שיש לו נוכחות גם אצלנו iPhone יהיה חיוני לתפוס את הרעיונות והמשימות שעולות ללא הודעה מוקדמת. בנוסף, אנו נבטיח שתיקיה זו תהיה ריקה תמיד ונעבור לשלב הבא.
- תהליך. זה יהיה משהו פשוט כמו לשאול את עצמנו האם המשימה המדוברת מחייבת פעולה או לא. אם אתה זקוק לפעולה, אנו מעבירים אותה לתיקיה המתאימה (נראה את התיקיות בחלק הבא); אם זה תלוי בצדדים שלישיים, אנו מאצלים זאת; אם לא נדרשת פעולה, אנו מוחקים אותה או מעבירים אותה לארכיון. כל זאת תוך התחשבות ב «מקסימום 2 דקות"כלומר, אם משימה שאוכל לבצע בכמה דקות, אני ממלאת אותה כעת ואינני דוחה אותה: מה הטעם להקדיש שתי דקות לתכנון משימה שאוכל לבצע בשני אלה דקות ולסיים את זה?
- אורגניזאר. לפי השיטה GTD, אנו מעצבים "תיקיות" בהן נעביר כל אחת מהמשימות שצוינו בעבר. התיקיות הללו הן: א) »היום»: משימות שעלינו לבצע בהכרח היום b) »הבא או הבא»: משימות שנבצע בימים הקרובים, אך לא היום. ג) »פרוייקט»: למשימות שהם חלק מתהליכים ישנים יותר. d) »המתנה»: משימות שתלויים באדם אחר או במצב מסוים לצורך מימושם. e) »יום מסוים»: משימות שאנו מתכוונים לבצע בעתיד, אך איננו יודעים מתי.
נוסיף למשימות את המידע שנראה לנו מתאים, תוויות וכו '.
- סקירה. זהו, יחד עם "הכלל של שתי הדקות", ההיבט המהותי ביותר בשיטה; נצטרך לעשות זאת לפחות פעם ביום ולהחליט, בהתאם לנסיבות, איזו משימה עלינו לבצע קודם, למחוק / לבצע משימות שהושלמו בארכיון וכו '.
-
hacer. שלב זה דורש מעט הסברים, והוא ביצוע המשימות המתוכננות, המטרה האמיתית והאחרונה של שיטת GTD.
עד כה דנו בקצרה במה ה שיטת GTD לניהול משימות יעיל. כעת נראה כמה מהיישומים הפופולריים והיעילים ביותר לביצוע, אותם אנו יכולים למצוא חנות App ובעיקר שנוכל לשמור על סנכרון עם כל המכשירים שלנו תפוח עץ. אבל ראשית, אני משאיר אותך עם התסריט של GTD FÁCIL, שהוכן על ידי ברטו פנה, מצוות ThinkWasabi, שכפי שהוא עצמו ישמש מבוא לשיטה ובוודאי יעורר את העניין שלך.
באיזה מנהל משימות עלינו לבחור?
ברגע שאנחנו יודעים בערך את הפעולה של מערכת זו של ניהול משימות, גע בחר את בקשה המתאים ביותר לצרכינו אך מעל הכל מאפשר לנו סנכרון מוחלט בכל המכשירים שלנו תפוח עץ באופן כזה, למשל, כאשר אנו מוסיפים משימה משלנו iphone, מופיע אוטומטית ב iPad, שלנו ה- iPod Touch וכמובן, שלנו Mac. למרבה הצער, ניסיון יישומים שונים עד שנמצא את היישום המתאים לנו יהיה צעד חובה. זכור שלא משנה באיזה יישום נבחר, זה אמור לעזור לנו בצורה זריזה ויעילה לרשום את המשימות שלנו, לנהל אותן ולבצע אותן. כל דבר שמאט אותנו בתהליך יהיה לא יעיל לחלוטין.
שלנו חנות App אנו יכולים למצוא יישומים שונים שיכולים להיות שימושיים:
·OmniFocus: הוא אולי היישום החזק והשלם ביותר, אידיאלי עבור משתמשים שיש להם עומס עבודה גדול, פרויקטים ואפילו שמנהלים צוותי אנשים. הנכות הגדולה ביותר שלה, המחיר.
·דברים: יש לו ממשק נחמד מאוד; תוכנן לעקוב בשיטת GTD בקפדנות.
·רשימת וונדר 2: הוא, אחרי הדברים, החביב עלי ביותר, כמו גם להיות חופשי. תוכלו להתאים אותו לשיטת GTD בקלות ויש לו סנכרון מושלם בין כל מכשירי אפל שלנו.
אלה היישומים המלאים והמתאימים ביותר או הניתנים להתאמה לשיטה GTD. כמובן שאנחנו יכולים גם להשתמש ביישומים של הערות y תזכורות, ואפילו שלו לוח שנההכל תלוי בנפח המשימות, הצרכים שלנו ולכן, ברמת ההסתגלות שאנחנו רוצים לשיטה GTD.
בין יישומים אחרים שיכולים לעזור לנו לנהל את המשימות שלנו אנו יכולים גם להדגיש נקה, ברזליז, Workflowy, Producteev או Remember the Milk.
הבחירה, לבסוף, לא יכולה להיות יותר משלך