Šiuo metu gyvename labai užimti ir dažnai laukiančios užduotys kaupiasi kaip batai Imeldos Marcos spintoje. Laukiantys atsakymai, skambučiai, namų ruošos darbai, draugų užsakymai, mūsų studijų veikla, darbo reikalai ir kt. Norėdami to išvengti, būtina organizuoti, o tai ne visada taip lengva, kaip gali atrodyti, nes kiekvienas iš mūsų plėtoja skirtingą veiklą, turime skirtingus interesus, todėl mūsų užduotys ir prioritetai taip pat yra skirtingi. Tačiau tikslas visada turėtų būti tas pats: niekada neversti sakyti „Aš pamiršau tai padaryti“.
Atsižvelgdamas į tai, kad reikia organizuoti užduotis, ir turėdamas mintyje rasti sistemą, kuri leistų man tai atlikti integruotai visuose savo įrenginiuose Apple, Atradau beveik „filosofiją“ apie užduočių valdymą visose srityse, nesvarbu, ar tai būtų darbas, studijos, namai ar apskritai mūsų kasdienis darbas.
Vis dėlto pirmas dalykas, kurį turime apsvarstyti, kaip jau minėjau anksčiau, yra mūsų poreikis; Bus žmonių, kuriems pakaks mažos darbotvarkės iš viso gyvenimo, ir kitų, kuriems reikalinga integruota sistema, gebantys generuoti perspėjimus ar įterpti pasikartojančias užduotis.
Aptariamas metodas žinomas akronimu GTD kurios Šekspyro kalba kalba Padaryti dalykus (kažkas panašaus į „susitvarkyk reikalus“). Sukūrė Davidas Allenas, tai yra kasdienių užduočių valdymo sistema, kuria siekiama efektyviai tvarkyti laukiančius klausimus taip, kad nieko neliktų ir kad galėtume maksimaliai optimizuoti savo laiką. Pasak paties autoriaus, "GTD remiasi principu, kad būti kūrybingas, turime atsipalaiduoti, ištuštinti protą ir atlaisvinti jį nuo visų laukiančių klausimų prisiminimo. Tai yra sistemos, padedančios mums izoliuoti užduotis ir saugoti jas kitur, mintyse, neturėjimas.
Metodas pagrįstas penkiomis fazėmis. Paslaptis slypi tame, kad laikomės jų iki raidės, o taip pat kuo didesniu judrumu nesistengiame viename etape atlikti to, kas iš tikrųjų atitinka kitą. Šie etapai yra: rinkimas, apdorojimas, tvarkymas, peržiūra ir atlikimas:
- RINKTI: tai kažkas tokio paprasto kaip užsirašykite bet kokią idėją, projektą, užduotįir t. t., kurie ateina į galvą ir įdėkite jį į mūsų pašto dėžutę arba pašto dėžutė (ar tai būtų konkreti kompiuterio programa, ar tradicinis kalendorius, ar koks nors būdas, geriausiai atitinkantis mūsų poreikius). Tai ne kas kita, o tai; užsirašęs užduotį, idėją ir pan. nieko daugiau daryti nereikia. Paslaptis: darykite tai, kai tik pasirodys, taigi, turėkite įrankį, kuris taip pat yra mūsų iPhone Bus svarbu užfiksuoti tas idėjas ir užduotis, kurios iškyla be išankstinio įspėjimo. Papildomai, Mes užtikrinsime, kad šis aplankas visada būtų tuščias, einant į kitą etapą.
- PROCESAS. Tai būtų kažkas tokio paprasto, kaip paklausti savęs, ar tam tikrai užduočiai atlikti reikia veiksmų. Jei jums reikia veiksmo, perkelsime jį į atitinkamą aplanką (aplankus pamatysime kitame skyriuje); jei tai priklauso nuo trečiųjų šalių, mes tai deleguojame; Jei nereikia atlikti jokių veiksmų, juos ištriname arba archyvuojame. Visa tai atsižvelgiant į «Maksimali 2 minučių trukmė«Tai reiškia, jei aš galiu atlikti užduotį per kelias minutes, aš ją atlieku dabar ir neatidedu: kokia prasmė praleisti dvi minutes planuojant užduotį, kurią galiu atlikti tose dviejose minučių ir jį baigiant?
- ORGANIZUOKITE. Pagal metodą GTD, suprojektuojame „aplankus“, kuriuose perkelsime kiekvieną iš anksčiau pažymėtų užduočių. Šie aplankai yra: a) »TODAY»: užduotys, kurias būtinai turime atlikti šiandien. B) »TOLESNIS ARBA KITAS»: užduotys, kurias atliksime artimiausiomis dienomis, bet ne šiandien. užduotys, kurios yra senesnių procesų dalis. d) »WAITING»: užduotys, kurių atlikimas priklauso nuo kito asmens ar tam tikros situacijos kada.
Prie užduočių pridėsime informaciją, kurią laikome tinkama, etiketes ir kt.
- PERŽIŪRA. Tai kartu su „dviejų minučių taisykle“ yra pats svarbiausias metodo aspektas; turėsime tai padaryti bent kartą per dieną ir, atsižvelgiant į aplinkybes, nuspręsti, kurią užduotį atlikti pirmiausia, ištrinti / archyvuoti atliktas užduotis ir kt.
-
HACER. Šiam etapui reikia nedaug paaiškinimų, tai yra planuotų užduočių atlikimas, tikrasis ir galutinis GTD metodo tikslas.
Iki šiol trumpai aptarėme, ką GTD efektyvaus užduočių valdymo metodas. Dabar pamatysime keletą populiariausių ir efektyviausių programų, kurias galite atlikti, kurias galime rasti savo "App Store" ir, svarbiausia, kad mes galime nuolat sinchronizuoti su visais savo įrenginiais Apple. Bet pirmiausia paliksiu jums „GTD EASY“ ekrano kopiją, kurią parengė Berto Pena, iš „ThinkWasabi“ komandos, kuri, kaip jis pats sako, taps metodo įžanga ir tikrai sužadins jūsų susidomėjimą.
Kokį užduočių valdytoją turėtume pasirinkti?
Kai mes maždaug žinome šios sistemos veikimą užduočių valdymas, palieskite pasirinkti taikymas tai geriausiai atitinka mūsų poreikius, bet visų pirma tai leidžia mums visiškai sinchronizuoti visus mūsų įrenginius Apple tokiu būdu, kad, pavyzdžiui, kai pridėsime užduotį iš savo iPhone, automatiškai pasirodo mūsų iPadmūsų "iPod Touch ir, žinoma, mūsų Mac. Deja, išbandyti įvairias programas, kol rasime sau tinkamą, bus privalomas žingsnis. Atminkite, kad nesvarbu, kokią programą pasirinktume, ji turėtų mums judriai ir efektyviai padėti užregistruoti savo užduotis, jas valdyti ir vykdyti. Viskas, kas mus lėtina šiame procese, bus visiškai neveiksminga.
Į mūsų "App Store" galime rasti įvairių programų, kurios gali būti naudingos mums:
·„Omnifocus“: Tai bene galingiausia ir išsamiausia programa, idealiai tinkanti vartotojams, turintiems didelį darbo krūvį, projektus ir netgi valdantiems žmonių komandas. Didžiausia jo kliūtis - kaina.
·Dalykų: jis turi labai gražią sąsają; skirta griežtai laikytis GTD metodo.
·2 „Wunderlist“: po daiktų yra mano mėgstamiausias, be to, kad esu laisvas. Galite lengvai pritaikyti jį prie GTD metodo ir puikiai sinchronizuoti visus mūsų „Apple“ įrenginius.
Tai yra išsamiausias ir pritaikytas arba pritaikomas metodo pritaikymas GTD. Žinoma, mes taip pat galime naudoti Pastabos y Priminimaiir net savo Kalendorius, viskas priklauso nuo mūsų užduočių apimties, poreikių ir todėl nuo norimo pritaikyti metodo lygio GTD.
Be kitų programų, kurias galima naudoti mūsų užduotims valdyti, mes taip pat galime pabrėžti „Clear“, „Wiselist“, „Workflowy“, „Producteev“ ar „Remember The Milk“.
Galiausiai pasirinkimas negali būti didesnis nei jūsų