Momenteel leven we erg druk en vaak stapelen we afwachtende taken op zoals de schoenen in de kast van Imelda Marcos. E-mails in afwachting van beantwoording, telefoontjes, huishoudelijk werk, bestellingen van vrienden, activiteiten van onze studie, werkaangelegenheden, enz. Om dit te voorkomen, is het nodig om te organiseren, wat niet altijd zo eenvoudig is als het lijkt, omdat we allemaal verschillende activiteiten ontplooien, verschillende interesses hebben en daarom zijn onze taken en prioriteiten ook verschillend. Maar het doel moet altijd hetzelfde zijn: nooit gedwongen worden om te zeggen 'ik ben zoiets vergeten'.
Op basis van deze behoefte om taken te organiseren en met het idee om een systeem te vinden waarmee ik het op een geïntegreerde manier op al mijn apparaten kan doen AppleOntdekte ik wat bijna een 'filosofie' bleek te zijn over, precies, het beheer van taken op alle gebieden, of het nu gaat om werk, studie, thuis of, in het algemeen, ons dagelijks leven.
Het eerste dat we echter moeten overwegen, zoals ik eerder heb opgemerkt, is onze behoefte; Er zullen mensen zijn die genoeg hebben met een kleine agenda van degenen van hun leven, en anderen die een geïntegreerd systeem nodig hebben, met de mogelijkheid om waarschuwingen te genereren of terugkerende taken in te voeren.
De methode in kwestie staat bekend onder de afkorting GTD waarnaar in de taal van Shakespeare verwijzen Getting Things Done (zoiets als "dingen gedaan krijgen"). Ontworpen door David Allen, het is een managementsysteem voor onze dagelijkse taken gericht op het bereiken van een effectieve organisatie van onze hangende problemen op een zodanige manier dat er niets meer in de pijplijn zit en dat we onze tijd maximaal kunnen optimaliseren. In de woorden van de auteur zelf, "GTD is gebaseerd op het principe dat te zijn scheppendmoeten we ons ontspannen, onze geest leegmaken en hem bevrijden van alle hangende kwesties. Het gaat erom dat we een systeem hebben dat ons helpt taken te isoleren en ze ergens anders uit ons hoofd op te slaan. "
De methode is gebaseerd op vijf fasen. Het geheim schuilt in het letterlijk naleven ervan en ook, met de grootst mogelijke behendigheid, niet proberen in de ene fase uit te voeren wat eigenlijk overeenkomt met de volgende. Deze fasen zijn: verzamelen, verwerken, organiseren, beoordelen en doen:
- VERZAMELEN: het is zoiets eenvoudigs als schrijf elk idee, project, taak op, etc. die in je opkomt en plaats het in onze inbox of inbox (ofwel een specifieke computertoepassing, een traditionele agenda of een methode die het beste bij onze behoeften past). Het is niets meer dan dat; schrijf de taak, het idee, etc. op, je hoeft verder niets te doen. Het geheim: doe het zodra het verschijnt, dus zorg voor een tool die ook aanwezig is in ons iPhone Het is essentieel om die ideeën en taken vast te leggen die zich voordoen zonder voorafgaande kennisgeving. Hetzelfde, we zullen ervoor zorgen dat deze map altijd leeg is, naar de volgende fase.
- WERKWIJZE. Het zou zoiets eenvoudigs zijn als ons afvragen of de taak in kwestie een handeling vereist of niet. Als u een actie nodig heeft, verplaatsen we deze naar de bijbehorende map (we zullen de mappen in de volgende sectie zien); als het van derden afhangt, delegeren we het; Als er geen actie vereist is, verwijderen of archiveren we deze. Dit alles rekening houdend met de «Maximaal 2 minuten«, Dat wil zeggen, als ik een taak in een paar minuten kan uitvoeren, voer ik die nu uit en ik stel hem niet uit: wat heeft het voor zin om twee minuten te besteden aan het plannen van een taak die ik in die twee kan uitvoeren minuten en het afmaken?
- ORGANISEREN. Volgens methode GTDWe ontwerpen "mappen" waarin we elk van de eerder genoteerde taken zullen overdragen. Deze mappen zijn: a) »VANDAAG»: taken die we vandaag noodzakelijkerwijs moeten uitvoeren b) »VOLGENDE OF VOLGENDE»: taken die we de komende dagen zullen uitvoeren, maar niet vandaag. C) »PROJECT»: voor taken die deel uitmaken van oudere processen. d) »WACHTEN»: taken die voor hun functioneren afhankelijk zijn van een andere persoon of een bepaalde situatie e) »ENKELE DAG»: taken die we in de toekomst willen gaan uitvoeren, maar waarvan we niet weten wanneer .
We zullen aan de taken de informatie toevoegen die we geschikt achten, labels, enz.
- CONTROLEREN. Het is, samen met de "twee-minutenregel", het meest essentiële aspect van de methode; we zullen het minstens één keer per dag moeten doen en, afhankelijk van de omstandigheden, beslissen welke taak het eerst moet worden uitgevoerd, voltooide taken verwijderen / archiveren, enz.
-
HACER. Deze fase behoeft weinig uitleg, is het uitvoeren van de geplande taken, het ware en uiteindelijke doel van de GTD-methode.
Tot dusver hebben we kort besproken wat de GTD-methode voor effectief taakbeheer. Nu zullen we enkele van de meest populaire en efficiënte toepassingen zien om het uit te voeren, die we kunnen vinden in onze App Store en vooral dat we gesynchroniseerd kunnen blijven met al onze apparaten Apple. Maar eerst laat ik je achter met de GTD FÁCIL-screencast, voorbereid door Berto Pena, van het ThinkWasabi-team, die, zoals hij zelf zegt, zal dienen als een inleiding tot de methode en zeker je interesse zal wekken.
Welke taakbeheerder moeten we kiezen?
Zodra we ongeveer de werking van dit systeem van weten Taak beheer, tik op kies het toepassing dat het beste bij onze behoeften past, maar vooral dat ons een absolute synchronisatie in al onze apparaten mogelijk maakt Apple op een zodanige manier dat bijvoorbeeld wanneer we een taak toevoegen vanuit ons iphone, verschijnt automatisch in ons iPad, onze iPod Touch en natuurlijk in onze Mac. Helaas is het een verplichte stap om verschillende applicaties uit te proberen totdat we de juiste voor ons hebben gevonden. Onthoud dat, welke applicatie we ook kiezen, het ons op een flexibele en efficiënte manier moet helpen om onze taken te registreren, te beheren en uit te voeren. Alles wat ons in het proces vertraagt, zal volledig ineffectief zijn.
In onze App Store we kunnen verschillende toepassingen vinden die nuttig kunnen zijn:
·OmniFocus: is misschien wel de krachtigste en meest complete applicatie, ideaal voor gebruikers met een grote werklast, projecten en zelfs die teams van mensen beheren. Zijn grootste handicap, de prijs.
·Things: het heeft een erg mooie interface; ontworpen om strikt de GTD-methode te volgen.
·Wonderlijst 2: is, na Things, mijn favoriet, en ook vrij zijn. Je kunt het gemakkelijk aanpassen aan de GTD-methode en het heeft een perfecte synchronisatie tussen al onze Apple-apparaten.
Dit zijn de meest complete en aangepaste of aanpasbare applicaties voor de methode GTD. Uiteraard kunnen we ook gebruik maken van de applicaties van Biljetten y herinneringen, en zelfs zijn eigen kalenderhangt alles af van ons aantal taken, behoeften en dus van het aanpassingsniveau dat we aan de methode willen GTD.
Naast andere toepassingen die ons kunnen helpen onze taken te beheren, kunnen we ook benadrukken Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev of Remember The Milk.
De keuze kan tenslotte niet meer zijn dan de jouwe