În prezent, trăim foarte ocupați și adesea, sarcinile în așteptare se acumulează ca pantofii din dulapul Imeldei Marcos. E-mailuri în așteptare pentru a răspunde, apeluri de făcut, treburile casnice, comenzi de la prieteni, activități ale studiilor noastre, probleme de muncă etc. Pentru a evita acest lucru, este necesar să ne organizăm, ceea ce nu este întotdeauna atât de ușor pe cât pare, deoarece fiecare dintre noi dezvoltăm activități diferite, avem interese diferite și, prin urmare, sarcinile și prioritățile noastre sunt, de asemenea, diferite. Dar scopul ar trebui să fie întotdeauna același: să nu fii obligat niciodată să spui „Am uitat să fac așa ceva”.
Pe baza acestei nevoi de a organiza sarcini și având în vedere ideea de a găsi un sistem care să-mi permită să o fac într-un mod integrat pe toate dispozitivele mele Apple, Am descoperit ceea ce s-a dovedit a fi aproape o „filozofie” despre, precis, gestionarea sarcinilor în toate domeniile, fie că este vorba de muncă, studii, casă sau, în general, de zi cu zi.
Totuși, primul lucru pe care trebuie să-l luăm în considerare, așa cum am subliniat anterior, este nevoia noastră; Vor fi oameni care vor avea suficient cu o agendă mică a celor din viață și alții care vor avea nevoie de un sistem integrat, cu capacitatea de a genera alerte sau de a insera sarcini recurente.
Metoda în cauză este cunoscută prin acronim GTD la care în limba lui Shakespeare se referă Lucrurile au fost terminate (ceva de genul „face lucrurile”). Proiectat de David Allen, acesta este un sistem de gestionare a sarcinilor noastre zilnice care vizează realizarea unei organizări eficiente a problemelor noastre în așteptare, astfel încât să nu rămână nimic în curs și să ne putem optimiza timpul la maximum. În cuvintele autorului însuși, GTD se bazează pe principiul că a fi creator, trebuie să ne relaxăm, să ne golim mintea și să ne eliberăm de amintirea tuturor problemelor în așteptare. Este vorba de a avea un sistem care să ne ajute să izolăm sarcinile și să le stocăm în altă parte din mintea noastră. "
Metoda se bazează pe cinci faze. Secretul constă în respectarea lor la litere și, de asemenea, cu cea mai mare agilitate posibilă, nu încercarea de a realiza într-o singură fază ceea ce corespunde de fapt următoarei. Aceste faze sunt: colectarea, procesarea, organizarea, revizuirea și efectuarea:
- COLECTAREA: este ceva la fel de simplu ca scrieți orice idee, proiect, sarcină, etc. care ne vine în minte și o plasează în Primite sau căsuța de e-mail (fie că este o aplicație specifică pentru computer, un calendar tradițional sau orice metodă se potrivește cel mai bine nevoilor noastre). Nu este nimic mai mult decât atât; notat sarcina, ideea etc. nu trebuie să faceți altceva. Secretul: faceți-l de îndată ce apare, deci, aveți un instrument care are, de asemenea, o prezență în noi iPhone Va fi esențial să surprindem acele idei și sarcini care apar fără o notificare prealabilă. În plus, ne vom asigura că acest folder este întotdeauna gol, trecând la faza următoare.
- PROCES. Ar fi ceva la fel de simplu ca a ne întreba dacă sarcina în cauză necesită sau nu o acțiune. Dacă aveți nevoie de o acțiune, o mutăm în folderul corespunzător (vom vedea folderele în secțiunea următoare); dacă depinde de terți, îl delegăm; Dacă nu este necesară nicio acțiune, o ștergem sau o arhivăm. Toate acestea ținând cont de «Maxim 2 minute«Adică, dacă pot îndeplini o sarcină în câteva minute, o îndeplinesc acum și nu o amân: ce rost are să petrec două minute planificând o sarcină pe care o pot îndeplini în aceste două minute și încheierea ei?
- ORGANIZA. Conform metodei GTD, proiectăm „foldere” în care vom transfera fiecare dintre sarcinile menționate anterior. Aceste foldere sunt: a) »ASTĂZI»: sarcini pe care trebuie să le îndeplinim în mod necesar astăzi.b) »URMĂTOARE SAU URMĂTOARE»: sarcini pe care le vom îndeplini în următoarele zile, dar nu astăzi.c) »PROIECT»: pentru sarcini care fac parte din procesele mai vechi.d) »AȘTEPTARE»: sarcini care depind de o altă persoană sau de o anumită situație pentru performanța lor e) »CÂTEVA ZI»: sarcini pe care intenționăm să le îndeplinim în viitor, dar nu știm când.
Vom adăuga la sarcini informațiile pe care le considerăm adecvate, etichete etc.
- REVIZUIRE. Este, împreună cu „regula celor două minute”, cel mai esențial aspect al metodei; va trebui să o facem cel puțin o dată pe zi și să decidem, în funcție de circumstanțe, ce sarcină să facem mai întâi, să ștergem / arhivăm sarcinile finalizate etc.
-
hacer. Această fază necesită puține explicații, este de a îndeplini sarcinile planificate, obiectivul adevărat și final al metodei GTD.
Până acum am discutat pe scurt ce este Metoda GTD de gestionare eficientă a sarcinilor. Acum vom vedea unele dintre cele mai populare și eficiente aplicații pentru realizarea acestuia, pe care le putem găsi în App Store și, mai presus de toate, că ne putem păstra sincronizați cu toate dispozitivele noastre Apple. Dar mai întâi, vă las screencast-ul GTD EASY, pregătit de Berto Pena, din echipa ThinkWasabi, care, așa cum spune el însuși, va servi ca o introducere a metodei și cu siguranță vă va trezi interesul.
Ce task manager ar trebui să alegem?
Odată ce cunoaștem aproximativ funcționarea acestui sistem de Managementul sarcinilor, atingeți alege cerere care se potrivește cel mai bine nevoilor noastre, dar, mai ales, care ne permite o sincronizare absolută în toate dispozitivele noastre Apple în așa fel încât, de exemplu, atunci când adăugăm o sarcină din a noastră iphone, apare automat în iPadnostru iPod Touch și, desigur, în Mac. Din păcate, încercarea diferitelor aplicații până când o vom găsi pe cea potrivită pentru noi va fi un pas obligatoriu. Amintiți-vă că, indiferent de aplicația pe care am alege-o, ar trebui să ne ajute într-un mod agil și eficient să ne înregistrăm sarcinile, să le gestionăm și să le îndeplinim. Orice lucru care ne încetinește în proces va fi total ineficient.
În nostru App Store putem găsi diferite aplicații care pot fi utile:
·OmniFocus: este poate cea mai puternică și completă aplicație, ideală pentru utilizatorii care au o sarcină mare de lucru, proiecte și chiar care gestionează echipe de oameni. Cel mai mare handicap al său, prețul.
·Interese: are o interfață foarte frumoasă; concepute pentru a urma strict metoda GTD.
·wunderlist 2: este, după Lucruri, preferatul meu, pe lângă faptul că sunt liber. O puteți adapta cu ușurință la metoda GTD și are o sincronizare perfectă între toate dispozitivele noastre Apple.
Acestea sunt cele mai complete, adaptate sau adaptabile aplicații la metodă GTD. Desigur, putem folosi și aplicațiile notițe y memento-uri, și chiar a lui Calendario, totul depinde de volumul nostru de sarcini, de nevoi și, prin urmare, de nivelul de adaptare pe care îl dorim la metodă GTD.
Printre alte aplicații care pot fi utilizate pentru a ne gestiona sarcinile, putem, de asemenea, să evidențiem Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev sau Remember The Milk.
Alegerea, în cele din urmă, nu poate fi mai mult decât a ta