A la hora de crear una nueva empresa o ser autónomo, hay dos aspectos que debemos tener en cuenta. En primer lugar, debemos tener claro si queremos gestionar nuestro negocio a través de un software especial o si vamos a delegar esta tarea en una gestoría.
El segundo aspecto que debemos tener en cuenta, si vamos a crear una empresa, es si vamos a regirnos con el convenio colectivo de nuestro sector o crear uno nuevo en caso de que nos guste el existe a nivel provincial o nacional.
Si sabemos que somos capaces de gestionar el funcionamiento de nuestra empresa o negocio de autónomo (facturación, contabilidad, almacén, gestión de clientes…) tenemos a nuestra disposición un amplio abanico de aplicaciones, aplicaciones que están enlazadas entre sí, facilitando la gestión del inventario, los pedidos, la facturación, las nóminas, los clientes…
Qué aplicaciones necesitas para gestionar un negocio
Facturación
La facturación es el apartado más importante de cualquier negocio. Si no hay facturación, no hay ingresos. Si no hay ingresos, el negocio no es rentable.
Las aplicaciones de facturación para empresas y autónomos incluyen un control de stock, lo que nos permite conocer en todo momento, el inventario que tenemos disponible.
Si en lugar de ofrecer productos, vendemos servicios (reparando electrodomésticos, por ejemplo), con este tipo de aplicaciones de facturación, también podemos llevar un registro completo de las horas de trabajo y los materiales utilizados.
Nos permite configurar alertas para cuando el stock baje de un determinado número invitándonos a hacer un pedido al proveedor habitual. En la ficha de cada producto, se puede añadir tanto el precio de coste como el precio venta al público, con su correspondiente tipo de IVA.
Las aplicaciones de este tipo de más completas, nos permite conectar la aplicación con nuestro banco para analizar los ingresos que hemos recibido con las facturas emitidas. De esta forma, podemos gestionar los cobros de forma prácticamente automática.
Dentro del apartado de facturación, la aplicación nos permite gestionar los cobros, las compras y, obviamente las ventas. Esta aplicación es fundamental para cualquier tipo de negocio, ya que, si la cosa funciona, todos los días deberíamos hacer uso de ella para generar ingresos.
Con este tipo de aplicaciones, también podemos conocer de un vistazo, cuáles son los productos que más se venden, los que dejan un mayor margen de negocio, los más vendidos en determinadas épocas del año…
Si, además, se conecta con las aplicaciones de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint…) podemos enviar los informes directamente a Excel para aplicar filtros y analizar los datos, compartir vía correo electrónico sin necesidad de guardarlos previamente…
Esta integración, también permite importar a la aplicación tarifas de proveedores o datos de otras aplicaciones para tenerlas siempre a mano en la aplicación.
Contabilidad
Junto con la facturación, la contabilidad es otra de los apartados más importantes dentro de un negocio, ya que mostrará si estamos haciendo bien o mal las cosas.
Aunque no tengas conocimientos de contabilidad, este tipo de aplicaciones se encarga automáticamente de generar los asientos contables, cuando generamos una factura, cuando la cobramos, cuando pagamos facturas de proveedores…
Si tienes conocimientos de contabilidad, siempre será mejor que si careces de ellos, ya que no te verás obligado a contratar a un contable o recurrir a una asesoría.
Las aplicaciones para llevar la contabilidad de autónomos y empresas nos permiten gestionar negocios basados en estimación directa y estimación indirecta.
Además, nos facilitan muchísimo la labor de presentar los informes de liquidación de IVA, el modelo IRPF, los libros de cuentas en el Registro Mercantil, las cuentas anuales…
Los listados que nos permite crear la aplicación se pueden exportar en formato Excel y PDF.
La aplicación para gestionar la contabilidad de un negocio debe actualizarse periódicamente para incluir los cambios en materia de legislación que se añada o modifique.
Este tipo de aplicaciones nos permite controlar en todo momento los bienes de nuestro negocio, el inmovilizado material, el inmovilizado intangible, el inmovilizado inmaterial, el inmovilizado financiero… Algunas de estas, nos permite incluir fotografías de los bienes de la empresa.
Otro aspecto importante que debemos tener en cuenta a la hora de elegir una aplicación que nos permita gestionar la contabilidad es que se integre con Office para compartir los informes creados, analizarlos con Excel…
Nóminas
Las nóminas y los seguros sociales de nuestra empresa también podemos gestionarlos con aplicaciones específicas que nos permitirán ahorrar los gastos mensuales de una asesoría. Con este tipo de aplicaciones, podemos ajustar el importe de las nóminas a un importe neto bruto de una forma muy sencilla.
Nos permiten gestionar la gestión de cobros y jornadas de trabajo por días, semanas o meses, horas extras, establecer los días trabajados en un calendario, una función ideal para utilizamos empleados de forma discontinua.
Al igual que nos permite gestionar las nóminas y los seguros sociales, con este tipo de aplicaciones, también podemos crear los contratos de trabajo y se encargan de generar los ficheros de comunicación para tramitarlos desde la plataforma Contrat@.
La aplicación nos informará de las fechas de vencimiento de los contratos de los empleados, de las revisiones médicas, de los permisos que ha disfrutado, de los días de vacaciones pendientes…
También nos permite gestionar los partes de altas y bajas en la seguridad social, modificaciones en los contrarios y seguros sociales. Con tan solo introducir la fecha de baja en la empresa y dependiendo el motivo de la baja, se generará automáticamente el finiquito correspondiente.
Al igual que las aplicaciones para gestionar tanto la facturación como la contabilidad, si la aplicación de nóminas ofrece integración Office, mejor ya que nos permite exportar listados con datos para analizarlos con Excel o compartir informes directamente por correo electrónico.
Más aspectos a tener en cuenta
Antes de decidirnos por una aplicación u otra, debemos tener en cuenta la asistencia técnica que nos ofrezca la empresa, las actualizaciones de las aplicaciones y desde que dispositivos podemos acceder a la información de estas aplicaciones.
Acceder vía web desde cualquier dispositivo a la aplicación de facturación o contabilidad de nuestra empresa es un punto muy a tener en cuenta, en especial entre autónomos que siempre están de aquí para allá.
Lo mejor que podemos hacer antes de decidirnos por un conjunto de aplicaciones u otro es probarlos. Lo que no puedes hacer es elegir una aplicación de facturación de una empresa y que la de contabilidad sea de otra, ya que no podrás traspasar los datos de forma automática.