Aktualisht jetojmë shumë të zënë dhe shpesh, detyrat në pritje grumbullohen si këpucët në dollapin e Imelda Marcos. Email në pritje të përgjigjes, thirrje për të bërë, punë shtëpie, porosi nga miqtë, aktivitetet e studimeve tona, çështjet e punës, etj. Për të shmangur këtë, është e nevojshme të organizohet, e cila nuk është gjithmonë aq e lehtë sa mund të duket sepse secili prej nesh zhvillon aktivitete të ndryshme, ne kemi interesa të ndryshëm dhe, për këtë arsye, detyrat dhe përparësitë tona janë gjithashtu të ndryshme. Por qëllimi duhet të jetë gjithmonë i njëjti: mos u detyro kurrë të thuash "Kam harruar të bëj një gjë të tillë".
Bazuar në këtë nevojë për të organizuar detyrat, dhe me idenë në mendje të gjetjes së një sistemi që do të më lejonte ta bëja atë në një mënyrë të integruar në të gjitha pajisjet e mia mollë, Kam zbuluar atë që ka rezultuar të jetë pothuajse një "filozofi" në lidhje me, saktësisht, menaxhimin e detyrave në të gjitha fushat, qofshin ato punë, studime, shtëpi apo, në përgjithësi, sot e kësaj dite.
Sidoqoftë, gjëja e parë që duhet të marrim parasysh, siç e kam theksuar më parë, është nevoja jonë; Do të ketë njerëz që do të kenë mjaft me një axhendë të vogël të atyre gjatë gjithë jetës, dhe të tjerë që kërkojnë një sistem të integruar, me aftësinë për të gjeneruar sinjalizime ose për të futur detyra të përsëritura.
Metoda në fjalë njihet me shkurtesën GTD të cilave në gjuhën e Shekspirit iu referohen Marrja e gjërave (diçka si "bëj gjërat"). Projektuar nga David Allen, është një sistem menaxhimi për detyrat tona të përditshme që synojnë arritjen e një organizimi efikas të çështjeve tona në pritje në një mënyrë të tillë që asgjë të mos mbetet në tubacion dhe që ne të mund të zgjedhim kohën tonë në maksimum. Sipas fjalëve të vetë autorit, "GTD bazohet në parimin që të jetë krijues, ne duhet të relaksohemi, të zbrazim mendjen dhe ta çlirojmë atë nga kujtimi i të gjitha çështjeve në pritje. Bëhet fjalë për të patur një sistem që na ndihmon të izolojmë detyrat dhe t’i ruajmë ato diku tjetër larg mendjes sonë ”.
Metoda bazohet në pesë faza. Sekreti qëndron në respektimin e tyre të shkronjës dhe gjithashtu, me shkathtësinë më të madhe të mundshme, të mos përpiqesh të bësh në një fazë atë që në të vërtetë korrespondon me tjetrën. Këto faza janë: grumbulloni, përpunoni, organizoni, rishikoni dhe bëni:
- MBLEDH: është diçka aq e thjeshtë sa shkruani çdo ide, projekt, detyrë, etj që vjen në mendje dhe e vendos atë në tonën Inbox ose inbox (ose një aplikacion specifik kompjuterik, një kalendar tradicional ose ndonjë metodë që i përshtatet më mirë nevojave tona). Nuk është asgjë më shumë se kaq; shkruajtur detyrën, idenë, etj. nuk ke pse të bësh asgjë tjetër. Sekreti: bëjeni atë sa më shpejt që të shfaqet, kështu që, keni një mjet që gjithashtu ka një prani në tonën iPhone Do të jetë thelbësore për të kapur ato ide dhe detyra që lindin pa njoftim paraprak. Përveç kësaj, ne do të sigurojmë që kjo dosje të jetë gjithmonë e zbrazët, duke kaluar në fazën tjetër.
- PROCESI. Do të ishte diçka aq e thjeshtë sa të pyesnim veten nëse detyra në fjalë kërkon një veprim apo jo. Nëse keni nevojë për një veprim, ne e zhvendosim atë në dosjen përkatëse (do të shohim dosjet në seksionin tjetër); nëse varet nga palë të treta, ne e delegojmë atë; Nëse nuk kërkohet asnjë veprim, ne e fshijmë ose e arkivojmë. E gjithë kjo duke marrë parasysh «2 minuta maksimumi«, Kjo do të thotë, nëse mund të kryej një detyrë brenda pak minutash, e kryej tani dhe nuk e shtyj: çfarë do të thotë të kalosh dy minuta duke planifikuar një detyrë që mund ta kryej në ato dy minuta dhe duke i dhënë fund?
- ORGANIZOHET. Sipas metodës GTD, ne hartojmë "dosje" ku do të transferojmë secilën nga detyrat e shënuara më parë. Këto dosje janë: a) »SOT»: detyra që duhet të kryejmë sot.b) »TJET ORR OSE TJETR»: detyra që do t'i kryejmë në ditët në vijim, por jo sot.c) »PROJEKT»: për detyrat që janë pjesë e proceseve më të vjetra.d) »PRITJA»: detyra që varen nga një person tjetër ose nga një situatë e caktuar për performancën e tyre e) »DISA DIT» »: detyra që ne synojmë t'i kryejmë në të ardhmen, por nuk e dimë kur .
Ne do të shtojmë në detyra informacionin që ne e konsiderojmë të përshtatshëm, etiketat, etj.
- SHQYRTIMI. ,Shtë, së bashku me "rregullin dy minutësh", aspekti më thelbësor i metodës; Ne do të duhet ta bëjmë atë të paktën një herë në ditë dhe të vendosim, në varësi të rrethanave, cilën detyrë të bëjmë së pari, fshini / arkivoni detyrat e përfunduara, etj.
-
hacer. Kjo fazë kërkon pak shpjegim, është kryerja e detyrave të planifikuara, qëllimi i vërtetë dhe përfundimtar i metodës GTD.
Deri më tani kemi diskutuar shkurtimisht se çfarë Metoda GTD e menaxhimit efektiv të detyrës. Tani do të shohim disa nga aplikacionet më të njohura dhe më efikase për ta kryer atë, të cilat mund t'i gjejmë në tonat App Store dhe, mbi të gjitha, që ne mund të vazhdojmë të sinkronizohemi me të gjitha pajisjet tona mollë. Por së pari, unë ju lë me ekranin GTD EASY, të përgatitur nga Berto Pena, nga ekipi ThinkWasabi, i cili, siç thotë ai vetë, do të shërbejë si një hyrje e metodës dhe me siguri do të zgjojë interesin tuaj.
Çfarë menaxheri detyre duhet të zgjedhim?
Pasi të dimë përafërsisht funksionimin e këtij sistemi të Menaxhimi i detyrave, prekni zgjidhni aplikim që i përshtatet më mirë nevojave tona, por, mbi të gjitha, që na lejon një sinkronizim absolut në të gjitha pajisjet tona mollë në një mënyrë të tillë që, për shembull, kur shtojmë një detyrë nga e jona iphone, shfaqet automatikisht në tonë iPadtonë iPod Touch dhe, natyrisht, në tonë mushama. Fatkeqësisht, provimi i aplikacioneve të ndryshme derisa të gjejmë një të duhur për ne do të jetë një hap i detyrueshëm. Mos harroni se, pavarësisht se çfarë aplikacioni zgjedhim, ai duhet të na ndihmojë në një mënyrë të shkathët dhe efikase për të regjistruar detyrat tona, për t'i menaxhuar ato dhe për t'i kryer ato. Çdo gjë që na ngadalëson në proces do të jetë plotësisht joefektive.
Në tonë App Store ne mund të gjejmë aplikacione të ndryshme që mund të jenë të dobishme:
·OmniFocus: Ndoshta është aplikacioni më i fuqishëm dhe i plotë, ideal për përdoruesit që kanë një ngarkesë të madhe pune, projekte dhe madje edhe që menaxhojnë ekipe njerëzish. Handikapi i tij më i madh, çmimi.
·Gjërat: ka një ndërfaqe shumë të bukur; të dizajnuara për të ndjekur në mënyrë rigoroze metodën GTD.
·Lista Wunder 2: është, pas Things, e preferuara ime, përveç që jam falas. Ju mund ta përshtatni lehtë me metodën GTD dhe ka sinkronizim të përsosur midis të gjitha pajisjeve tona Apple.
Këto janë aplikacionet më të plota dhe të adaptuara ose të adaptueshme për metodën GTD. Sigurisht që mund të përdorim edhe aplikacionet e Notas y Harroni, dhe madje edhe të tijat kalendar, gjithçka varet nga vëllimi ynë i detyrave, nevojave dhe, për këtë arsye, nga niveli i përshtatjes që duam me metodën GTD.
Ndër aplikacionet e tjera që mund të përdoren për të menaxhuar detyrat tona, ne gjithashtu mund të nxjerrim në pah Qartë, Wiselist, Workflowy, Producteev ose Mos harroni qumështin.
Zgjedhja, së fundmi, nuk mund të jetë më shumë se e juaja