För närvarande bor vi väldigt upptagen och ofta väntar väntande uppgifter som skorna i Imelda Marcos garderob. E-postmeddelanden som väntar på att svara, samtal att ringa, hushållsarbete, beställningar från vänner, aktiviteter i våra studier, arbetsfrågor etc. För att undvika detta är det nödvändigt att organisera, vilket inte alltid är så enkelt som det kan tyckas eftersom var och en av oss utvecklar olika aktiviteter, vi har olika intressen och därför är våra uppgifter och prioriteringar också olika. Men målet bör alltid vara detsamma: tvingas aldrig säga "Jag glömde att göra en sådan sak."
Baserat på detta behov av att organisera uppgifter och med tanken att hitta ett system som gör att jag kan göra det på ett integrerat sätt på alla mina enheter Apple, Jag upptäckte vad som har visat sig vara nästan en ”filosofi” om exakt hantering av uppgifter inom alla områden, vare sig det är arbete, studier, hemma eller i allmänhet vår dagliga verksamhet.
Men det första vi måste tänka på, som jag har påpekat tidigare, är vårt behov; Det kommer att finnas människor som kommer att ha tillräckligt med en liten dagordning för de under en livstid, och andra som behöver ett integrerat system, med förmågan att generera varningar eller infoga återkommande uppgifter.
Metoden i fråga är känd under akronymen GTD som på Shakespeares tunga hänvisar till Getting Things Done (något som "få saker gjort"). Designat av David Allen, är det ett ledningssystem för våra dagliga uppgifter som syftar till att uppnå en effektiv organisation av våra väntande frågor på ett sådant sätt att ingenting lämnas i rörelsen och att vi kan optimera vår tid till det maximala. Med författarens själv ord, "GTD bygger på principen att vara kreativ, vi måste slappna av, tömma vårt sinne och frigöra det från att komma ihåg alla pågående frågor. Det handlar om att ha ett system som hjälper oss att isolera uppgifter och lagra dem någon annanstans utanför vårt sinne. "
Metoden baseras på fem faser. Hemligheten ligger i att följa dem till punkt och pricka och med största möjliga smidighet inte att försöka göra i en fas vad som faktiskt motsvarar nästa. Dessa faser är: samla, bearbeta, organisera, granska och göra:
- SAMLA: det är något så enkelt som skriv ner idé, projekt, uppgiftetc. som kommer att tänka på och placera det i vårt inkorg eller inkorgen (antingen en specifik datorprogram, en traditionell kalender eller vilken metod som helst som passar bäst våra behov). Det är inget mer än det; skrivit ner uppgiften, idén etc. behöver du inte göra något annat. Hemligheten: gör det så snart det dyker upp, så ha ett verktyg som också finns i vårt iPhone Det är viktigt att fånga de idéer och uppgifter som uppstår utan föregående meddelande. För övrigt, vi kommer att se till att den här mappen alltid är tom och går vidare till nästa fas.
- BEARBETA. Det skulle vara något så enkelt som att fråga oss om uppgiften i fråga kräver en handling eller inte. Om du behöver en åtgärd flyttar vi den till motsvarande mapp (vi ser mapparna i nästa avsnitt); om det beror på tredje part delegerar vi det; Om det inte krävs någon åtgärd raderar eller arkiverar vi den. Allt detta med hänsyn tillMax 2 minuter«Det vill säga, om jag kan utföra en uppgift på några minuter, utför jag den nu och jag skjuter inte upp den: vad är poängen med att spendera två minuter på att planera en uppgift som jag kan utföra i dessa två minuter och avsluta det?
- ORGANISERA. Enligt metoden GTD, vi utformar "mappar" där vi överför var och en av de tidigare noterade uppgifterna. Dessa mappar är: a) »I DAG»: uppgifter som vi nödvändigtvis måste utföra idag.b) »NÄSTA ELLER NÄSTA»: uppgifter som vi kommer att utföra de närmaste dagarna, men inte idag. C) »PROJEKT»: för uppgifter som ingår i äldre processer. d) »VÄNTAR»: uppgifter som beror på en annan person eller en viss situation för deras prestanda e) »SOMMIG DAG»: uppgifter som vi tänker utföra i framtiden, men vi gör inte vet när.
Vi kommer att lägga till uppgifterna som vi anser lämpliga till uppgifterna, etiketter etc.
- RECENSION. Det är, tillsammans med "tvåminuttersregeln", den viktigaste aspekten av metoden; vi måste göra det minst en gång om dagen och bestämma, beroende på omständigheterna, vilken uppgift vi ska göra först, radera / arkivera slutförda uppgifter etc.
-
Hacer. Denna fas kräver lite förklaring, är att utföra de planerade uppgifterna, det verkliga och slutliga målet för GTD-metoden.
Hittills har vi kort diskuterat vad GTD-metod för effektiv uppgiftshantering. Nu kommer vi att se några av de mest populära och effektiva applikationerna för att genomföra den, som vi kan hitta i vår app Store och framför allt att vi kan hålla synkroniserade med alla våra enheter Apple. Men först lämnar jag dig med GTD EASY screencast, utarbetad av Berto Pena, från ThinkWasabi-teamet, som, som han själv säger, kommer att fungera som en introduktion till metoden och säkert kommer att väcka ditt intresse.
Vilken uppgiftshanterare ska vi välja?
När vi vet ungefär hur systemet med Uppgiftshantering, tryck på välj ansökan som bäst passar våra behov men framför allt som möjliggör en absolut synkronisering i alla våra enheter Apple på ett sådant sätt att till exempel när vi lägger till en uppgift från vår iphone, visas automatiskt i vår iPadvår iPod Touch och, naturligtvis, i vår Mac. Tyvärr är det ett obligatoriskt steg att prova olika applikationer tills vi hittar rätt för oss. Kom ihåg att det, oavsett vilken applikation vi väljer, ska hjälpa oss på ett smidigt och effektivt sätt att registrera våra uppgifter, hantera dem och utföra dem. Allt som saktar ner oss i processen kommer att vara helt ineffektivt.
I vår app Store vi kan hitta olika applikationer som kan vara användbara:
·OmniFocus: Det är kanske den mest kraftfulla och kompletta applikationen, perfekt för användare som har stor arbetsbelastning, projekt och till och med som hanterar team av människor. Dess största handikapp, priset.
·Saker: den har ett mycket trevligt gränssnitt; utformad för att strikt följa GTD-metoden.
·underlista 2: är, efter saker, min favorit, förutom att vara fri. Du kan enkelt anpassa den till GTD-metoden och den har perfekt synkronisering mellan alla våra Apple-enheter.
Dessa är de mest kompletta och anpassade eller anpassningsbara applikationerna till metoden GTD. Naturligtvis kan vi också använda applikationerna från anteckningar y påminnelseroch till och med sin egen Kalender, det beror allt på vår volym av uppgifter, behov och därför nivån på anpassning vi vill ha till metoden GTD.
Bland andra applikationer som kan användas för att hantera våra uppgifter kan vi också markera Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev eller Remember The Milk.
Valet kan slutligen inte vara mer än ditt