В даний час ми живемо дуже зайнято і часто, очікувані завдання накопичуються, як черевики в шафі Імельди Маркос. Електронні листи, що очікують відповіді, дзвінки, домашні роботи, замовлення від друзів, діяльність нашої роботи, робочі справи тощо. Щоб цього уникнути, необхідно організовуватися, що не завжди буває настільки просто, як може здатися, оскільки кожен із нас розвиває різні види діяльності, у нас різні інтереси, а отже, наші завдання та пріоритети також різні. Але мета завжди повинна бути однаковою: ніколи не змушувати говорити: "Я забув зробити таке".
Виходячи з цієї потреби в організації завдань, і з ідеєю на увазі знайти систему, яка дозволила б мені робити це інтегровано на всіх моїх пристроях Apple, Я виявив те, що виявилося майже "філософією" саме щодо управління завданнями у всіх сферах, будь то робота, навчання, дім або, взагалі, наш день у день.
Однак перше, що ми повинні врахувати, як я вже зазначав раніше, це наша потреба; Будуть люди, у яких є лише невеликий щоденний порядок денний, а також інші, кому потрібна інтегрована система з можливістю генерувати попередження або вставляти повторювані завдання.
Розглянутий метод відомий під абревіатурою GTD що на мові Шекспіра стосується Getting Things Done (щось на кшталт "нехай все зроблено"). Розроблена Девідом Алленом, це система управління нашими повсякденними завданнями, спрямована на досягнення ефективної організації наших нерозглянутих питань таким чином, що нічого не залишається в процесі, і ми можемо оптимізувати свій час по максимуму. За словами самого автора, "GTD ґрунтується на принципі, що бути творчий, нам потрібно розслабитися, спорожнити свій розум і звільнити його від запам’ятовування всіх нерозглянутих питань. Йдеться про наявність системи, яка допомагає нам відокремлювати завдання та зберігати їх десь поза межами розуму ".
Метод заснований на п'яти фазах. Секрет полягає у дотриманні їх до листа, а також, з максимально можливою спритністю, не намагаючись зробити в одному етапі те, що насправді відповідає наступному. Ці етапи: збір, обробка, організація, перегляд та виконання:
- ЗБЕРІТИ: це щось таке просте, як запишіть будь-яку ідею, проект, завданняі т. д., що спадає на думку і розміщуйте його в нашому Вхідні або вхідні (будь то конкретна комп’ютерна програма, традиційний календар або будь-який спосіб, який найкраще відповідає нашим потребам). Це не більше, ніж це; записавши завдання, ідею тощо, вам не потрібно нічого робити. Секрет: зробіть це, як тільки з’явиться, отже, майте інструмент, який також присутній у нас iPhone вкрай важливо охопити ті ідеї та завдання, які виникають без попереднього повідомлення. На додачу, ми забезпечимо, щоб ця папка завжди була порожньою, переходячи до наступного етапу.
- ПРОЦЕС. Це було б настільки просто, як запитати себе, чи вимагає завдання для розглядуваного завдання чи ні. Якщо вам потрібна дія, ми переміщуємо її у відповідну папку (папки ми побачимо в наступному розділі); якщо це залежить від третіх сторін, ми делегуємо його; Якщо ніяких дій не потрібно, ми видаляємо або архівуємо їх. Все це з урахуванням «Максимум 2 хвилини«, Тобто, якщо завдання, яке я можу виконати за кілька хвилин, я виконую його зараз і не відкладаю: який сенс витрачати дві хвилини на планування завдання, яке я можу виконати за ці дві хвилин і закінчуючи?
- ОРГАНІЗУЙТЕ. Відповідно до методу GTD, ми розробляємо "папки", куди будемо переносити кожне із раніше зазначених завдань. Це такі папки: а) »СЬОГОДНІ»: завдання, які ми обов'язково повинні виконати сьогодні. B) »ДАЛІ або АБО ДАЛІ»: завдання, які ми будемо виконувати в найближчі дні, але не сьогодні. завдання), які є частиною процесів старше. коли.
Ми додамо до завдань інформацію, яку ми вважаємо доречною, ярлики тощо.
- ОГЛЯД. Це, поряд з "правилом двох хвилин", найважливішим аспектом методу; нам доведеться робити це принаймні раз на день і вирішувати, залежно від обставин, яке завдання робити першим, видаляти / архівувати виконані завдання тощо.
-
Hacer. Цей етап вимагає мало пояснення, він полягає у виконанні запланованих завдань, справжньої та кінцевої мети методу GTD.
Поки що ми коротко обговорили, що таке GTD метод ефективного управління завданнями. Тепер ми побачимо деякі найпопулярніші та найефективніші програми для його здійснення, які ми можемо знайти у нашому App Store і, перш за все, що ми можемо підтримувати синхронізацію з усіма нашими пристроями Apple. Але спочатку я залишаю вам екранну трансляцію GTD EASY, підготовлену Берто Пеною, від команди ThinkWasabi, яка, як він сам каже, послужить вступом до методу і, безсумнівно, викликає ваш інтерес.
Якого менеджера завдань нам вибрати?
Як тільки ми приблизно знаємо роботу цієї системи Управління завданнями, торкніться виберіть додаток це найкраще відповідає нашим потребам, але, перш за все, це дозволяє нам абсолютну синхронізацію на всіх наших пристроях Apple таким чином, що, наприклад, коли ми додаємо завдання з нашого iphone, автоматично з'являється в нашому IPadнаші Ipod Touch і, звичайно, в нашому Mac. На жаль, спробувати різні програми, поки ми не знайдемо підходящий для нас, буде обов’язковим кроком. Пам’ятайте, що незалежно від того, яку програму ми вибрали, вона повинна допомогти нам швидко та ефективно, щоб ми реєстрували свої завдання, керували ними та виконували їх. Все, що уповільнює нас у процесі, буде абсолютно неефективним.
У нашому App Store ми можемо знайти різні програми, які можуть нам стати в нагоді:
·OmniFocus: Це, мабуть, найпотужніший і повний додаток, ідеально підходить для користувачів, які мають велике навантаження, проекти та навіть тих, хто керує командами людей. Його найбільший недолік - ціна.
·Речі: він має дуже приємний інтерфейс; розроблений для суворого дотримання методу GTD.
·Wunderlist 2: це, після Речей, мій улюблений, крім того, що я вільний. Ви можете легко адаптувати його до методу GTD, і він має ідеальну синхронізацію між усіма нашими пристроями Apple.
Це найбільш повні та адаптовані або пристосовані до застосування методи GTD. Звичайно, ми також можемо використовувати програми примітки y Нагадування, і навіть свій власний Календар, все залежить від нашого обсягу завдань, потреб і, отже, від рівня адаптації, яку ми хочемо до методу GTD.
Серед інших програм, які можна використовувати для управління нашими завданнями, ми також можемо виділити Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev або Remember The Milk.
Нарешті, вибір не може бути більшим за вас