Khi cùng làm việc trên cùng một tài liệu với nhiều đồng nghiệp, trước khi thực hiện những thay đổi quan trọng đối với tài liệu đó, nên trao đổi với đồng nghiệp để đề xuất thay đổi. Nếu giao tiếp không khả thi, chúng tôi có thể đề xuất thay đổi thông qua bình luận trong tài liệu làm việc.
Chúng tôi cũng có thể sử dụng các nhận xét riêng lẻ, tức là khi chúng tôi đang làm việc trên một tài liệu và chúng tôi muốn tạo một chú thích mời chúng tôi xem xét lại văn bản chúng tôi đã viết để có một chú thích thay thế. Tất cả đều ổn miễn là chúng ta có tùy chọn in bình luận nếu chúng tôi có nhu cầu, trên giấy hoặc dưới dạng tệp PDF.
Làm thế nào và tại sao sử dụng nhận xét
Các nhận xét trong tài liệu cho phép chúng tôi thêm các chú thích bổ sung vào văn bản, cho dù chúng là giải thích, để cung cấp thêm thông tin, đưa ra các lựa chọn thay thế khác cho văn bản dưới dạng từ đồng nghĩa ... Chúng tôi cũng có thể sử dụng chúng để chỉ ra cho các cộng tác viên còn lại của tài liệu, đó là một văn bản phải được xem xét, để chỉ văn bản thay thế.
Khi chúng tôi đã thêm nhận xét vào một văn bản, điều này sẽ được hiển thị dưới dạng quả bóng màu vàng bên cạnh văn bản đi kèm. Để thêm nhận xét, trước hết chúng ta phải chọn tất cả nội dung mà nhận xét mà chúng ta đang thực hiện ảnh hưởng đến, để cả chúng tôi và những người còn lại cộng tác trong công việc biết chính xác ý của chúng tôi.
Nơi chúng được in trên trang
Tùy thuộc vào loại tài liệu mà chúng tôi đang làm việc, các chú thích khi in chúng sẽ được hiển thị theo những cách khác nhau.
- En trangKhi chúng tôi in một tài liệu bao gồm các chú thích, chúng sẽ được hiển thị ở lề trái của tài liệu và được đánh số để chúng tôi có thể nhanh chóng tham khảo chúng.
- En Chủ âm, Ứng dụng của Apple để tạo các bài thuyết trình, các bình luận được in ở bên phải của mỗi slide nơi chứa các tài liệu.
- En Số, điều này là phức tạp, vì các nhận xét không được hiển thị trong lề của tài liệu, nhưng chúng ta sẽ tìm thấy chúng trên một trang tính riêng biệt được in khi chúng ta muốn in (bỏ qua phần dư thừa) các nhận xét.
Thêm nhận xét trong Trang
Trong Pages, cũng như trong phần còn lại của các ứng dụng mà Apple cung cấp cho chúng tôi để tạo tài liệu, chúng tôi có thể thêm bao nhiêu nhận xét tùy thích. Nếu chúng ta muốn các nhận xét hữu ích và không phải là một vấn đề gây khó khăn cho việc diễn giải chúng, trước hết, chúng ta phải chọn tất cả văn bản hoặc các từ nếu thích hợp, mà bình luận đề cập đến.
Khi chúng tôi đã chọn văn bản hoặc từ, chúng tôi chuyển đến thanh trên cùng của Trang và chọn nhận xét. Tại thời điểm đó, một hộp có các cạnh tròn sẽ được hiển thị nơi tên của chúng tôi được hiển thị (để chúng tôi biết ai đã viết nó). Khi hộp đó được hiển thị, chúng ta chỉ cần viết các chú thích. Khi chúng tôi viết bình luận, ngày và giờ khi chúng tôi tạo nó được hiển thị.
Khi chúng tôi đã tạo nhận xét, chúng tôi có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó. Chúng tôi cũng có thể trả lời nhận xét của riêng mình, một tùy chọn mà chúng tôi có thể sử dụng để người khác có thể kiểm tra những thay đổi mà tài liệu đã hiển thị hoặc để chúng tôi luôn biết những thay đổi mà chúng tôi đã thực hiện nếu chúng tôi không làm việc cùng nhau để tạo cùng một bài bình luận.
Cách in nhận xét trong Trang
Để in hoặc xuất tài liệu sang một tài liệu để mỗi và mọi nhận xét mà chúng tôi đã thêm vào tài liệu của mình được hiển thị, chúng tôi phải truy cập bảng điều khiển in thông qua menu Tệp> In. Tiếp theo chúng ta phải chọn hộp In nhận xét.
Cách thêm nhận xét trong Numbers
Thêm nhận xét trong Numbers đơn giản như chọn phần tử mà chúng tôi muốn thêm nhận xét bảng hoặc đồ thị và nhấp vào nút nhận xét nằm ở đầu ứng dụng. Như chúng ta có thể thấy trong hình ảnh, nhận xét sẽ được hiển thị theo cách khác với nhận xét được hiển thị trong cả Pages và Keynote, đặc biệt nếu nó có liên quan đến biểu đồ.
Tất cả các nhận xét mà chúng tôi thêm vào tài liệu, chúng tôi có thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng. Các ý kiến chúng tôi viết, có thể được trả lời bởi những người còn lại trong nhóm làm việc đang làm việc trên cùng một tài liệu, hoặc một mình nếu chúng tôi muốn theo dõi những thay đổi mà chúng tôi đang thực hiện trong tài liệu đó mọi lúc.
Cách in nhận xét trong Numbers
Để in hoặc xuất bảng tính mà chúng tôi đã tạo trong Numbers và tất cả các nhận xét mà chúng tôi đã thêm vào tài liệu của mình được hiển thị, chúng tôi phải truy cập bảng in thông qua menu Tệp> In. Tiếp theo chúng ta phải chọn hộp In nhận xét.
Thêm nhận xét trong Keynote
Thêm nhận xét trong Keynote, cũng như trong phần còn lại của các ứng dụng văn phòng của Apple, đơn giản như trước đó chọn văn bản hoặc từ mà chúng tôi muốn nhận xét / đánh giá / chia sẻ và nhấp vào ô bình luận nằm ở đầu ứng dụng.
Tiếp theo, chúng tôi viết bình luận. Nếu hộp quá nhỏ để hiển thị thời lượng nhận xét, chúng ta có thể thay đổi kích thước của nó. Để thực hiện việc này, chúng ta chỉ cần đặt mũi tên chuột vào một trong các bên, trên hoặc dưới, cho đến khi hiển thị hai mũi tên, các mũi tên cho biết theo các hướng chúng ta có thể mở rộng hoặc giảm kích thước của chú thích.
Như trong Trang và Số, khi chúng tôi đã tạo nhận xét, chúng tôi có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó. Ngoài ra, chúng tôi có thể trả lời nhận xét của riêng mình, một tùy chọn mà chúng tôi có thể sử dụng để những đồng nghiệp còn lại biết những thay đổi mà tài liệu đã nhận được hoặc để chúng tôi luôn biết những thay đổi mà chúng tôi đã thực hiện và do đó có thể giữ một hướng dẫn để sửa đổi.
Cách in nhận xét trong Keynote
Để in hoặc xuất sang tài liệu Keynote để mỗi và mọi nhận xét mà chúng tôi đã thêm vào tài liệu của mình được hiển thị, chúng tôi phải truy cập bảng in thông qua menu Tệp> In. Tiếp theo chúng ta phải chọn hộp Bao gồm nhận xét, tìm thấy trong phần Bố cục Trang trình bày.
Tôi không thể tìm thấy tùy chọn để in nhận xét
Khả năng in nhận xét trong Word, Excel và Powerpoint thực tế quay trở lại nguồn gốc của lửa: nó đã luôn luôn hiện diện. Tuy nhiên, có vẻ như Apple gần đây đã nhận ra rằng tính năng này không khả dụng. Đây là vấn đề đối với những người dùng không có khả năng cài đặt phiên bản Pages, Numbers và Keynote mới nhất.
Để có thể in nhận xét của các tài liệu mà chúng tôi tạo với Pages, Numbers và Keynote, bạn cần phải có đã cài đặt phiên bản 10.0 trở lên của các ứng dụng này, phiên bản được phát hành vào ngày 31 tháng 2020 năm 10.14. Phiên bản này tương thích với macOS XNUMX Mojave hoặc cao hơn. Bạn có phiên bản macOS cũ hơn, bạn sẽ không thể tải xuống các phiên bản cũ hơn.