نحن نعيش حاليًا مشغولين للغاية وغالبًا ما تتراكم المهام المعلقة مثل الأحذية في خزانة إيميلدا ماركوس. رسائل البريد الإلكتروني المعلقة للرد ، والمكالمات التي يتعين إجراؤها ، والأعمال المنزلية ، والأوامر من الأصدقاء ، وأنشطة دراستنا ، ومسائل العمل ، إلخ. لتجنب ذلك ، من الضروري التنظيم ، وهو أمر ليس دائمًا بالسهولة التي قد يبدو عليها لأن كل واحد منا يطور أنشطة مختلفة ، ولدينا اهتمامات مختلفة ، وبالتالي فإن مهامنا وأولوياتنا مختلفة أيضًا. لكن الهدف يجب أن يكون دائمًا هو نفسه: لا تجبر أبدًا على القول "لقد نسيت أن أفعل مثل هذا الشيء".
انطلاقا من هذه الحاجة إلى تنظيم المهام ، ومع مراعاة فكرة إيجاد نظام يسمح لي بالقيام بذلك بطريقة متكاملة على جميع أجهزتي تفاحاكتشفت ما أصبح شبه "فلسفة" حول إدارة المهام في جميع المجالات بالتحديد ، سواء كان ذلك في العمل أو الدراسة أو المنزل أو بشكل عام يومنا هذا.
ومع ذلك ، فإن أول شيء يجب أن نفكر فيه ، كما أشرت سابقاً ، هو حاجتنا ؛ سيكون هناك أشخاص لديهم أجندة يومية صغيرة ، وآخرون يحتاجون إلى نظام متكامل ، مع القدرة على إنشاء تنبيهات أو إدراج المهام المتكررة.
الطريقة المعنية معروفة بالاختصار GTD الذي يشير إليه لسان شكسبير إنجاز الأمور (شيء مثل "إنجاز المهام"). صممه David Allen ، وهو نظام إدارة لمهامنا اليومية يهدف إلى تحقيق تنظيم فعال لقضايانا المعلقة بحيث لا يتبقى أي شيء في خط الأنابيب ويمكننا تحسين وقتنا إلى أقصى حد. على حد تعبير المؤلف نفسه ، "GTD يقوم على مبدأ أن يكون خلاق، نحتاج إلى الاسترخاء وإفراغ أذهاننا وتحريرها من تذكر جميع المشكلات المعلقة. يتعلق الأمر بامتلاك نظام يساعدنا في عزل المهام وتخزينها في مكان آخر بعيدًا عن أذهاننا ".
تعتمد الطريقة على خمس مراحل. يكمن السر في الامتثال لهم بالحرف وأيضًا ، بأكبر قدر ممكن من المرونة ، وعدم محاولة تنفيذ ما يتوافق بالفعل مع المرحلة التالية في مرحلة ما. هذه المراحل هي: جمع ومعالجة وتنظيم ومراجعة والقيام بما يلي:
- تجميع: إنه شيء بسيط مثل اكتب أي فكرة أو مشروع أو مهمة، وما إلى ذلك ، والتي تتبادر إلى الذهن وتضعها في موقعنا الرسائل أو صندوق الوارد (إما تطبيق كمبيوتر معين أو تقويم تقليدي أو أي طريقة تناسب احتياجاتنا على أفضل وجه). لا شيء أكثر من ذلك ؛ كتابة المهمة ، الفكرة ، وما إلى ذلك ، ليس عليك القيام بأي شيء آخر. السر: قم بذلك بمجرد ظهوره ، لذلك ، امتلك أداة لها أيضًا وجود في اي فون سيكون من الضروري التقاط تلك الأفكار والمهام التي تنشأ دون إشعار مسبق. بالإضافة الى، سنضمن أن يكون هذا المجلد فارغًا دائمًا ، وننتقل إلى المرحلة التالية.
- معالجة. سيكون شيئًا بسيطًا مثل سؤال أنفسنا عما إذا كانت المهمة المعنية تتطلب إجراءً أم لا. إذا كنت بحاجة إلى إجراء ، فإننا ننقله إلى المجلد المقابل (سنرى المجلدات في القسم التالي) ؛ إذا كان الأمر يعتمد على أطراف ثالثة ، فإننا نفوضه ؛ إذا لم يكن هناك حاجة لاتخاذ أي إجراء ، نقوم بحذفه أو أرشفته. كل هذا مع مراعاة «2 دقيقة كحد أقصى«، هذا يعني ، إذا كان بإمكاني القيام بمهمة في بضع دقائق ، فأنا أنفذها الآن ولا أؤجلها: ما الهدف من قضاء دقيقتين في التخطيط لمهمة يمكنني القيام بها في هاتين الدقيقتين؟ الدقائق والانتهاء منها؟
- تنظم. حسب الطريقة GTDنصمم "المجلدات" حيث سننقل كل مهمة من المهام المذكورة سابقًا. هذه المجلدات هي: أ) »اليوم»: المهام التي يجب علينا بالضرورة تنفيذها اليوم ب) »التالي أو التالي»: المهام التي سنقوم بتنفيذها في الأيام القليلة القادمة ، ولكن ليس اليوم. ج) »المشروع»: للمهام التي هي جزء من العمليات الأقدم. d) »الانتظار»: المهام التي تعتمد على شخص آخر أو موقف معين لأدائها هـ) »يوم ما»: المهام التي ننوي تنفيذها في المستقبل ، لكننا لا نعرف متى .
سنضيف إلى المهام المعلومات التي نعتبرها مناسبة ، والتسميات ، وما إلى ذلك.
- إعادة النظر. إنها ، إلى جانب "قاعدة الدقيقتين" ، الجانب الأكثر أهمية في الطريقة ؛ سيتعين علينا القيام بذلك مرة واحدة على الأقل يوميًا ونقرر ، حسب الظروف ، المهمة التي يجب القيام بها أولاً ، حذف / أرشفة المهام المكتملة ، إلخ.
-
HACER. تتطلب هذه المرحلة القليل من الشرح ، وهي تنفيذ المهام المخطط لها ، والهدف الحقيقي والنهائي لطريقة إنهاء الأشياء.
حتى الآن ناقشنا بإيجاز ما طريقة GTD لإدارة المهام الفعالة. سنرى الآن بعضًا من أكثر التطبيقات شيوعًا وفعالية لتنفيذها ، والتي يمكن أن نجدها في موقعنا Apple Store وفوق كل ذلك ، يمكننا أن نحافظ على التزامن مع جميع أجهزتنا تفاح. لكن أولاً ، أترككم مع تسجيل الشاشة GTD FÁCIL ، الذي أعده بيرتو بينا ، من فريق ThinkWasabi ، والذي ، كما يقول هو نفسه ، سيكون بمثابة مقدمة للطريقة وسيثير اهتمامك بالتأكيد.
ما هو مدير المهام الذي يجب أن نختاره؟
بمجرد أن نعرف تقريبًا تشغيل نظام إدارة المهام، المس اختيار تطبيق الذي يناسب احتياجاتنا على أفضل وجه ، ولكن ، قبل كل شيء ، يتيح لنا مزامنة مطلقة في جميع أجهزتنا تفاح بهذه الطريقة ، على سبيل المثال ، عندما نضيف مهمة من اي فون، يظهر تلقائيًا في ملف بادلنا آي بود تاتش وبالطبع في موقعنا ماك. لسوء الحظ ، ستكون تجربة التطبيقات المختلفة حتى نجد التطبيق المناسب لنا خطوة إلزامية. تذكر أنه بغض النظر عن التطبيق الذي نختاره ، يجب أن يساعدنا بطريقة سريعة وفعالة لتسجيل مهامنا وإدارتها وتنفيذها. أي شيء يبطئنا في العملية سيكون غير فعال تمامًا.
لدينا في Apple Store يمكننا العثور على تطبيقات مختلفة يمكن أن تكون مفيدة:
·OmniFocus: ربما يكون التطبيق الأقوى والأكثر اكتمالًا ، وهو مثالي للمستخدمين الذين لديهم أعباء عمل كبيرة ومشاريع وحتى الذين يديرون فرقًا من الأشخاص. أكبر عائق لها هو السعر.
·الأشياء: لديه واجهة جميلة جدا. مصمم لاتباع طريقة إنهاء الأشياء بدقة.
·wunderlist 2: هو ، بعد الأشياء ، المفضل لدي ، فضلاً عن كونه حراً. يمكنك تكييفها مع طريقة GTD بسهولة ولها مزامنة مثالية بين جميع أجهزة Apple الخاصة بنا.
هذه هي أكثر التطبيقات اكتمالًا وتكييفًا أو قابلية للتكيف مع الطريقة GTD. بالطبع يمكننا أيضًا استخدام تطبيقات الملاحظات y تذكير، وحتى خاصته رزنامة، كل شيء يعتمد على حجم المهام والاحتياجات ، وبالتالي ، على مستوى التكيف الذي نريده مع الطريقة GTD.
من بين التطبيقات الأخرى التي يمكن أن تساعدنا في إدارة مهامنا يمكننا أيضًا إبرازها Clear ، Wiselist ، Workflowy ، Producteev أو تذكر الحليب.
أخيرًا ، لا يمكن أن يكون الخيار أكثر من خيارك