Når vi arbejder sammen om det samme dokument med flere medarbejdere, før det foretages vigtige ændringer i dokumentet, anbefales det at tale med kollegerne for at foreslå ændringen. Hvis kommunikation ikke er mulig, kan vi foreslå ændringen gennem a kommentar i arbejdsdokumentet.
Vi kan også bruge kommentarer individuelt, det vil sige når vi arbejder på et dokument, og vi vil lave en kommentar, der opfordrer os til at genoverveje den tekst, vi har skrevet til en alternativ. Det er fint, så længe vi har mulighed for det udskrive kommentarer hvis vi har behovet enten på papir eller i en PDF-fil.
Hvordan og hvorfor man bruger kommentarer
Kommentarerne i et dokument giver os mulighed for at tilføje yderligere kommentarer til teksten, enten forklarende, for at tilbyde mere information, tilbyde andre alternativer til teksten som synonymer ... Vi kan også bruge dem til at angive for resten af dokumentets medarbejdere , at en tekst skal gennemgås, for at angive alternativ tekst.
Når vi har tilføjet en kommentar til en tekst, dette vises som en gul ballon ved siden af den ledsagende tekst. For at tilføje en kommentar skal vi først og fremmest markere al den tekst, der er berørt af den kommentar, vi laver, så både vi og resten af de mennesker, der samarbejder om arbejdet, ved nøjagtigt hvad vi mener.
Hvor de er trykt på siden
Afhængigt af hvilken type dokument vi arbejder på, vises kommentarerne ved udskrivning på forskellige måder.
- En SiderNår vi udskriver et dokument, der indeholder kommentarer, vises de i dokumentets venstre margen og nummereres, så vi hurtigt kan henvise til dem.
- En Keynote, Apples applikation til oprettelse af præsentationer, kommentarer udskrives på højre side af hvert dias, hvor dokumenterne er placeret.
- En Tal, sagen er kompliceret, da kommentarerne ikke vises i dokumentets marginer, men vi finder dem på et separat ark, der udskrives, når vi vil udskrive (tilgiv redundansen) kommentarerne.
Tilføjelse af kommentarer i Pages
På Pages, som i de øvrige applikationer, som Apple stiller til rådighed for os til at oprette dokumenter, kan vi tilføje så mange kommentarer, som vi vil. Hvis vi ønsker, at kommentarerne skal være nyttige og ikke et problem, der gør det vanskeligt at fortolke dem, skal vi først og fremmest vælge al teksten eller ordene, hvor det er relevant, som kommentaren henviser til.
Når vi har valgt teksten eller ordene, går vi til sidens øverste bjælke og vælger kommentar. I det øjeblik vises en kasse med afrundede kanter, hvor vores navn vises (så vi ved, hvem der har skrevet det). Når dette felt er vist, skal vi bare skrive kommentarerne. Når vi skriver en kommentar, den dag og det klokkeslæt, vi oprettede, vises.
Når vi har oprettet en kommentar, kan vi rediger eller slet det. Vi kan også besvare vores egne kommentarer, en mulighed, som vi kan bruge, så andre mennesker kan kontrollere de ændringer, som dokumentet har vist, eller så vi selv til enhver tid kender de ændringer, vi har foretaget, hvis vi ikke arbejder sammen om at skabe samme kommentar.
Sådan udskrives kommentarer i Pages
For at udskrive eller eksportere dokumentet til et dokument, så hver af de kommentarer, vi har tilføjet til vores dokument, vises, skal vi få adgang til udskrivningspanelet via menuen Filer> Udskriv. Derefter skal vi afkryds feltet Udskriv kommentarer.
Sådan tilføjes kommentarer i Numbers
Tilføjelse af en kommentar i Numbers er så simpelt som vælg det element, som vi vil tilføje en kommentar til enten en tabel eller en graf, og klik på knappen Kommentar placeret øverst i applikationen. Som vi kan se på billedet, vises kommentaren på en anden måde end den, der vises i både Pages og Keynote, især hvis den er relateret til en graf.
Alle de kommentarer, vi tilføjer til et dokument, kan vi redigere eller slette dem. De kommentarer, vi skriver, kan besvares af resten af de mennesker, der udgør arbejdsgruppen hvem arbejder med det samme dokument eller af os selv, hvis vi hele tiden vil holde styr på de ændringer, vi foretager i dokumentet.
Sådan udskrives kommentarer i tal
For at udskrive eller eksportere et regneark, som vi har oprettet i Numbers, og alle de kommentarer, vi har tilføjet til vores dokument, vises, skal vi få adgang til udskrivningspanelet via menuen Filer> Udskriv. Derefter skal vi afkryds feltet Udskriv kommentarer.
Tilføjelse af kommentarer i Keynote
Tilføjelse af kommentarer i Keynote, som i resten af Apples kontorapplikationer, er så simpelt som vælg tidligere den tekst eller de ord, som vi vil kommentere / gennemgå / dele og klik på kommentarfeltet øverst i applikationen.
Dernæst skriver vi kommentaren. Hvis feltet er for lille til at vise, hvor lang kommentaren er, vi kan ændre dens størrelse. For at gøre dette skal vi bare placere musepilen på en af siderne, øvre eller nedre, indtil der vises to pile, pile, der indikerer, at vi i retninger kan udvide eller reducere størrelsen på kommentaren.
Som i sider og tal, når vi først har oprettet en kommentar, vi kan redigere eller slette det. Derudover kan vi svare på vores egne kommentarer, en mulighed, vi kan bruge, så resten af kollegerne kender de ændringer, som dokumentet har modtaget, eller så vi til enhver tid kender de ændringer, vi har foretaget, og dermed er i stand til at holde en guide til ændringer.
Sådan udskrives kommentarer i Keynote
For at udskrive eller eksportere til et Keynote-dokument, så hver kommentar, som vi har tilføjet til vores dokument, vises, skal vi få adgang til udskrivningspanelet via menuen Filer> Udskriv. Derefter skal vi afkryds feltet Inkluder kommentarer, mulighed findes i sektionen Slide Layout.
Jeg kan ikke finde muligheden for at udskrive kommentarer
Evnen til at udskrive kommentarer i Word, Excel og Powerpoint går næsten tilbage til ildens oprindelse: har altid været til stede. Det ser imidlertid ud til, at Apple for nylig indså, at denne funktion ikke var tilgængelig. Dette er et problem for brugere, der ikke har mulighed for at installere den nyeste version af Pages, Numbers og Keynote.
For at udskrive kommentarerne til de dokumenter, vi opretter med Pages, Numbers og Keynote, er det nødvendigt at have installeret version 10.0 eller nyere af disse applikationer, version, der blev udgivet den 31. marts 2020. Denne version er kompatibel med macOS 10.14 Mojave eller nyere. Du har en ældre version af macOS, du kan ikke downloade ældre versioner.