בעת יצירת מסמך מאפס, אלא אם כן יש לנו מודל לבנות עליו, סביר להניח שנשקיע זמן טוב בהסתכלות על הדף הריק או על ביצוע בדיקות על העיצוב שנוכל להשתמש בו כדי להציג את המידע. הפיתרון הפשוט ביותר במקרים אלה הוא שימוש בתבניות.
משרד, כמו דפים, הם מציעים לנו סדרה של תבניות בעזרתו נוכל ליצור סדרת מסמכים, אך אם ברצוננו להציג מצגת בתנאים, הכין חוברת, כרטיס ביקור, גיליון אלקטרוני או מסמך פשוט להצגת הנתונים בצורה מסודרת, התבניות של שניהם יישומים, ככלל, נוטים להגיע לחסר.
היום אנחנו מדברים על יישום שמציע לנו סדרת תבניות עבור Microsoft Office, כלומר עבור Word, Excel ו- PowerPoint. בניגוד ליישומים אחרים מסוג זה, ארגז הכלים זמין להורדה ללא עלות לחלוטין וזה מאפשר לנו לבצע רכישות ספציפיות בהתאם לנושא המסמך שאנו זקוקים לו בכל עת.
ברור שאם נקנה את כל התבניות ביחד, שהיא מציעה לנו, זה לא רק יהיה זול יותר מאשר אם נקנה אותן באופן עצמאי, אלא גם נוכל ליהנות מהעדכונים החודשיים שמפתח. על ידי הורדת היישום, לרשותנו תריסר תבניות ללא תשלום בכדי שנוכל לבדוק את האיכות שהיישום מציע לנו.
ניתן לערוך את כל התבניות שארגז הכלים מעמיד לרשותנו לשינוי הטקסט הנוכחי, הוספת טקסט ותצלומים חדשים, החלפת הטקסטים הקיימים, שינוי גודל האות והמבנה ... בדרך זו נוכל להשתמש בכל התבניות הללו כדי להתאים אותן לצרכים שלנו מבלי שיהיה לנו ידע נרחב בנושא יישומים, אם כי באופן הגיוני זה עוזר מאוד.