Obecnie żyjemy bardzo zajęci i często oczekujące zadania kumulują się jak buty w szafie Imeldy Marcos. E-maile oczekujące na odpowiedź, telefony do wykonania, prace domowe, zamówienia od znajomych, zajęcia na studiach, sprawy zawodowe itp. Aby tego uniknąć, trzeba się organizować, co nie zawsze jest takie proste, jak mogłoby się wydawać, bo każdy z nas ma inne zajęcia, mamy inne zainteresowania, a co za tym idzie, różne są też nasze zadania i priorytety. Ale cel musi być zawsze ten sam: nigdy nie zmuszaj się do powiedzenia „zapomniałem zrobić coś takiego”.
Opierając się na tej potrzebie porządkowania zadań, z myślą o znalezieniu systemu, który pozwoliłby mi to robić w sposób zintegrowany na wszystkich moich urządzeniach AppleOdkryłem to, co okazało się niemal „filozofią” dotyczącą, właśnie, zarządzania zadaniami we wszystkich obszarach, czy to w pracy, na studiach, w domu, czy ogólnie w naszym codziennym życiu.
Jednak pierwszą rzeczą, jaką musimy rozważyć, jak wskazałem wcześniej, jest nasza potrzeba; Będą ludzie, którzy mają tylko mały dzienny plan zajęć, i tacy, którzy potrzebują zintegrowanego systemu, z możliwością generowania alertów lub wstawiania powtarzających się zadań.
Omawiana metoda jest znana pod akronimem GTD które w języku Szekspira odnoszą się do Getting Things Done (na przykład „załatw sprawy”). Zaprojektowany przez Davida Allena, jest to system zarządzania naszymi codziennymi zadaniami, mający na celu osiągnięcie efektywnej organizacji naszych bieżących spraw w taki sposób, aby nic nie zostało w kolejce i abyśmy mogli maksymalnie zoptymalizować nasz czas. Według samego autora "GTD opiera się na zasadzie, że być twórczy, musimy się zrelaksować, oczyścić umysł i uwolnić go od zapamiętywania wszystkich nierozwiązanych problemów. Chodzi o posiadanie systemu, który pomaga nam izolować zadania i przechowywać je w innym miejscu poza naszymi umysłami ”.
Metoda opiera się na pięciu fazach. Sekret tkwi w tym, że trzeba ich przestrzegać co do joty, a także, z możliwie największą zręcznością, nie próbować robić w jednej fazie tego, co faktycznie odpowiada następnej. Fazy te to: zbieranie, przetwarzanie, organizowanie, przegląd i wykonanie:
- ZEBRAĆ: to jest coś tak prostego jak zapisz każdy pomysł, projekt, zadanieitp., które przychodzą na myśl i umieść je w naszym Skrzynka lub skrzynka odbiorcza (konkretna aplikacja komputerowa, tradycyjny kalendarz lub dowolna metoda, która najlepiej odpowiada naszym potrzebom). To nic więcej; spisałeś zadanie, pomysł itp. nie musisz robić nic więcej. Sekret: zrób to tak szybko, jak się pojawi, więc miej narzędzie, które również jest obecne w naszym iPhone konieczne będzie uchwycenie pomysłów i zadań, które pojawiają się bez wcześniejszego powiadomienia. Dodatkowo, Dopilnujemy, aby ten folder był zawsze pusty, przechodząc do następnej fazy.
- PROCES. Byłoby to coś tak prostego, jak zadanie sobie pytania, czy dane zadanie wymaga działania, czy nie. Jeśli potrzebujesz akcji, przenosimy ją do odpowiedniego folderu (zobaczymy foldery w następnej sekcji); jeśli zależy to od osób trzecich, delegujemy to; Jeśli nie jest wymagane żadne działanie, usuwamy go lub archiwizujemy. Wszystko to z uwzględnieniem «Maksymalnie 2 minuty«, To znaczy, jeśli mogę wykonać zadanie w kilka minut, wykonuję je teraz i nie odkładam: po co spędzać dwie minuty na planowaniu zadania, które mogę wykonać w tych dwóch minuty i skończyć?
- ZORGANIZOWAĆ. Zgodnie z metodą GTDProjektujemy „foldery”, w których przeniesiemy każde z wcześniej zapisanych zadań. Te foldery to: a) »DZISIAJ»: zadania, które koniecznie musimy wykonać dzisiaj b) »NASTĘPNE LUB NASTĘPNE»: zadania, które będziemy realizować w ciągu najbliższych kilku dni, ale nie dzisiaj. C) »PROJEKT»: dla zadań które są częścią procesów starszych.d) »OCZEKIWANIE»: zadania, które zależą od innej osoby lub określonej sytuacji ich wykonania e) »KILKA DNIA»: zadania, które zamierzamy wykonać w przyszłości, ale nie wiemy kiedy .
Dodamy do zadań informacje, które uznamy za odpowiednie, etykiety itp.
- PRZEJRZEĆ. Jest to, obok „reguły dwóch minut”, najistotniejszy aspekt metody; Będziemy musieli to robić przynajmniej raz dziennie i zdecydować w zależności od okoliczności, które zadanie wykonać w pierwszej kolejności, usunąć / zarchiwizować wykonane zadania itp.
-
hacer. Ta faza wymaga niewielkiego wyjaśnienia, polega na wykonaniu zaplanowanych zadań, prawdziwym i ostatecznym celem metody GTD.
Do tej pory krótko omówiliśmy, co to jest Metoda GTD efektywnego zarządzania zadaniami. Teraz zobaczymy kilka najpopularniejszych i najbardziej wydajnych aplikacji do jej realizacji, które możemy znaleźć w naszym App Store a przede wszystkim to, że możemy synchronizować się ze wszystkimi naszymi urządzeniami Apple. Ale najpierw zostawiam wam screencast GTD FÁCIL, przygotowany przez Berto Pena z zespołu ThinkWasabi, który, jak sam mówi, posłuży jako wprowadzenie do metody i z pewnością wzbudzi zainteresowanie.
Jakiego menedżera zadań wybrać?
Kiedy już z grubsza poznamy działanie tego systemu Zarządzanie zadaniamikliknij wybierz aplikacja który najlepiej odpowiada naszym potrzebom, ale przede wszystkim umożliwia nam absolutną synchronizację we wszystkich naszych urządzeniach Apple w taki sposób, że np. gdy dodamy zadanie z naszego iphone, pojawia się automatycznie w naszym iPadnasz iPod Touch i oczywiście w naszym Mac. Niestety wypróbowanie różnych aplikacji, dopóki nie znajdziemy odpowiedniej dla nas, będzie krokiem obowiązkowym. Pamiętaj, że bez względu na to, jaką aplikację wybierzemy, powinna nam ona pomóc w zwinny i efektywny sposób rejestrować nasze zadania, zarządzać nimi i je wykonywać. Wszystko, co spowalnia nas w tym procesie, będzie całkowicie nieskuteczne.
W naszym App Store możemy znaleźć różne aplikacje, które mogą się przydać:
·Omnifocus: to chyba najpotężniejsza i kompletna aplikacja, idealna dla użytkowników, którzy mają duże obciążenie pracą, projekty, a nawet zarządzają zespołami ludzi. Największą wadą jest cena.
·Atrakcje: ma bardzo ładny interfejs; zaprojektowane do ścisłego przestrzegania metody GTD.
·cudowna lista 2: jest po Rzeczy, moim ulubionym, poza tym, że jest wolny. Możesz go łatwo dostosować do metody GTD i ma doskonałą synchronizację między wszystkimi naszymi urządzeniami Apple.
Są to najbardziej kompletne i dostosowane lub możliwe do dostosowania aplikacje do metody GTD. Oczywiście możemy również korzystać z aplikacji Banknoty y Przypomnienia, a nawet jego własne KalendarzWszystko zależy od zakresu naszych zadań, potrzeb, a co za tym idzie od stopnia przystosowania, jakie chcemy do metody GTD.
Wśród innych aplikacji, które mogą nam pomóc w zarządzaniu naszymi zadaniami, możemy również wyróżnić Clear, Wiselist, Workflowy, Producteev lub Remember The Milk.
Ostatecznie wybór nie może być większy niż twój