Тренутно живимо врло заузети и често се задаци на чекању накупљају попут ципела у ормару Имелде Марцос. Имејлови на чекању за одговор, позиви, кућни послови, поруџбине пријатеља, активности на нашим студијама, радна питања итд. Да би се то избегло, неопходно је организовати се, што није увек тако лако како се може чинити, јер свако од нас развија различите активности, имамо различите интересе и, према томе, наши задаци и приоритети су такође различити. Али циљ мора увек бити исти: никада не бити приморан да кажете „заборавио сам да учиним тако нешто“.
На основу ове потребе за организацијом задатака и са идејом да нађем систем који би ми омогућио да то радим на интегрисан начин на свим својим уређајима јабука, Открио сам оно што се испоставило готово „филозофијом“ управо о управљању задацима у свим областима, било да је то посао, студије, дом или, уопште, свакодневица.
Међутим, прва ствар коју морамо узети у обзир, као што сам раније истакао, је наша потреба; Биће људи којима ће бити довољно са малим дневним редом дневних програма и другима којима је потребан интегрисани систем, са способношћу генерисања упозорења или уметања понављајућих задатака.
Метода о којој је реч позната је под скраћеницом ГТД на које се у Шекспировом језику односи Геттинг Тхингс Доне (нешто попут „обавити ствари“). Дизајнирао га је Давид Аллен, то је систем управљања за наше свакодневне задатке усмерен на постизање ефикасне организације наших нерешених проблема на такав начин да ништа не остаје у плану и да можемо максимално оптимизовати своје време. По речима самог аутора, "ГТД заснива се на принципу да се креативни, треба да се опустимо, испразнимо свој ум и ослободимо га памћења свих нерешених проблема. Ради се о томе да имамо систем који нам помаже да изолујемо задатке и сачувамо их негде другде ван себе “.
Метода се заснива на пет фаза. Тајна се крије у томе да се у складу са њима дописујемо и, уз највећу могућу спретност, не покушавајући да у једној фази учинимо оно што заправо одговара следећој. Ове фазе су: прикупљање, обрада, организовање, преглед и обављање:
- ПРИКУПИ: то је нешто тако једноставно као запишите било коју идеју, пројекат, задатак, итд. што вам падне на памет и сместите га у наш Примљено или пријемно сандуче (било да се ради о одређеној рачунарској апликацији, традиционалном календару или било којој другој методи која најбоље одговара нашим потребама). Није ништа више од тога; записали задатак, идеју итд. не морате ништа друго да радите. Тајна: урадите то чим се појави, дакле, имајте алат који је такође присутан у нашем iPhone бит ће неопходно ухватити оне идеје и задатке који се појаве без претходне најаве. Додатно, Обезбедићемо да ова мапа буде увек празна, прелазећи у следећу фазу.
- ПРОЦЕС. Било би то нешто тако једноставно као што бисмо се запитали да ли задатак у питању захтева радњу или не. Ако вам је потребна радња, премештамо је у одговарајућу фасциклу (фасцикле ћемо видети у следећем одељку); ако то зависи од трећих лица, делегирамо га; Ако није потребна никаква радња, ми је бришемо или архивирамо. Све ово узимајући у обзир «2 минута највише«, То јест, ако могу да извршим задатак за неколико минута, извршавам га сада и не одлажем га: који је смисао потрошити две минуте на планирање задатка који могу извршити у та два минута и завршаваш?
- ОРГАНИЗУЈ. Према методи ГТД, дизајнирамо „фасцикле“ у које ћемо пренети сваки од претходно забележених задатака. Ови директоријуми су: а) »ДАНАС»: задаци које данас морамо нужно извршити б) »ДАЉЕ ИЛИ ДАЉЕ»: задаци које ћемо извршити у наредних неколико дана, али не данас.ц) »ПРОЈЕКТ»: за задатке који су део старијих процеса.д) »ЧЕКАЊЕ«: задаци који зависе од друге особе или одређене ситуације за њихову реализацију. е) »НЕКОГ ДАНА»: задаци које намеравамо да извршимо у будућности, али не знамо када.
Задацима ћемо додати информације које сматрамо прикладним, ознаке итд.
- ПРЕГЛЕД. То је, уз „правило од две минуте“, најважнији аспект методе; То ћемо морати да радимо најмање једном дневно и у зависности од околности одлучујемо који ћемо задатак прво извршити, избрисати / архивирати завршене задатке итд.
-
ХАЦЕР. Ова фаза захтева мало објашњења, а то је извршавање планираних задатака, истински и коначни циљ ГТД методе.
До сада смо укратко разговарали о томе шта ГТД метода ефикасног управљања задацима. Сада ћемо видети неке од најпопуларнијих и најефикаснијих апликација за његово извршење, које можемо наћи у нашем апп сторе и, пре свега, да можемо да будемо синхронизовани са свим нашим уређајима јабука. Али прво, препуштам вам приказ екрана ГТД ФАЦИЛ, који је припремио Берто Пена, из тима ТхинкВасаби, а који ће, како сам каже, послужити као увод у методу и сигурно ће изазвати ваше интересовање.
Којег менаџера задатака да одаберемо?
Једном када отприлике знамо како функционише овај систем Управљање задацима, додирните изабери апликација то најбоље одговара нашим потребама, али, пре свега, то нам омогућава апсолутну синхронизацију на свим нашим уређајима јабука на такав начин да, на пример, када додамо задатак из нашег иПхоне, аутоматски се појављује у нашем iPadнаше иПхоне и, наравно, у нашем Mac. Нажалост, испробавање различитих апликација док не пронађемо праву за нас биће обавезан корак. Имајте на уму да би, без обзира коју апликацију изабрали, требало да нам помогне на брз и ефикасан начин да евидентирамо своје задатке, управљамо њима и извршавамо их. Све што нас успорава у процесу биће потпуно неефикасно.
У нашем апп сторе можемо пронаћи различите апликације које могу бити корисне:
·ОмниФоцус: је можда најснажнија и најкомплетнија апликација, идеална за кориснике који имају велико оптерећење, пројекте, па чак и који управљају тимовима људи. Његов највећи хендикеп, цена.
·Ствари: има врло леп интерфејс; дизајниран да строго следи ГТД метод.
·Вундерлист 2: је, после ствари, мој фаворит, као и то што сам слободан. Можете га лако прилагодити ГТД методи и има савршену синхронизацију између свих наших Аппле уређаја.
То су најпотпуније и најприлагођеније или најприлагодљивије примене методе ГТД. Наравно, можемо користити и апликације Рачуни y Подсетници, па чак и свој календарСве зависи од нашег обима задатака, потреба и, према томе, од нивоа прилагођавања који желимо методи ГТД.
Међу осталим апликацијама које нам могу помоћи у управљању задацима такође можемо истаћи Цлеар, Виселист, Воркфлови, Продуцтеев или Ремембер Тхе Милк.
Коначно, избор не може бити већи од вашег